QR-Factof est une application suisse qui vous aide à gérer vos factures sans paperasse. Vous prenez vos factures en photo dès qu’elles arrivent, et vous les payez toutes en une fois quand cela vous arrange.

Tout fonctionne directement sur votre téléphone, sans envoyer vos données ailleurs. Vos factures restent chez vous.

Ce que vous pouvez faire avec QR-Factof

• Scanner vos factures suisses (avec QR-bill)
• Garder un coffre-fort de toutes vos factures (zéro papier)
• Recevoir des rappels avant les échéances
• Générer le fichier de paiement à importer dans votre banque
• Suivre vos dépenses par catégorie et par mois

Aucune connaissance technique n’est nécessaire. Si vous savez prendre une photo, vous savez utiliser QR-Factof.

Au premier démarrage, QR-Factof vous demande de créer un code à 6 chiffres. Ce code protège vos factures : personne d’autre que vous (et les personnes à qui vous prêtez le téléphone avec le code) ne pourra y accéder.

Étapes

• Choisissez un code à 6 chiffres
• Retapez le même code pour confirmer
• Autorisez l’accès à l’appareil photo (pour scanner)
• Autorisez l’accès aux photos (pour importer depuis la galerie)
• C’est tout — vous êtes prêt à utiliser QR-Factof

Vous pourrez plus tard activer la biométrie (Face ID / Touch ID sur iPhone, Empreinte ou Reconnaissance faciale sur Android) dans les Réglages pour éviter de retaper le code à chaque ouverture.

Notez votre code PIN quelque part en sécurité. Si vous l’oubliez, vous perdrez l’accès à vos factures (QR-Factof ne peut pas le récupérer, c’est pour votre sécurité).

C’est le geste que vous ferez le plus souvent. Quand vous recevez une facture, ouvrez QR-Factof et scannez-la immédiatement, puis classez le papier dans un dossier "à payer" (ou jetez-le si vous gardez tout en numérique).

Comment scanner

• Posez la facture sur une surface plate, idéalement de couleur sombre et unie (table foncée, sous-main, etc.)
• Évitez de la poser sur d’autres papiers — QR-Factof peut alors mal détecter les bords
• Ouvrez QR-Factof, tapez l’onglet Payer ou l’icône Scanner
• Tapez "Lancer le scanner"
• Cadrez la facture A4 entière dans l’écran — QR-Factof détecte automatiquement les bords
• Tenez bien stable — la photo se prend toute seule quand vous êtes immobile

Ajuster les coins si nécessaire

Après la photo, vous voyez les 4 coins du document avec des poignées. Si QR-Factof a mal détecté (par exemple en incluant un peu de la table), faites simplement glisser les poignées pour les positionner exactement sur les coins du papier. Puis validez.

Cet ajustement prend 5 secondes mais garantit une qualité d’archive professionnelle.

Plusieurs pages

Si votre facture fait plusieurs pages, après avoir validé la première, tapez "+ Page" sur l’écran de prévisualisation. Le scanner se relance et vous pouvez ajouter autant de pages que nécessaire. Quand vous avez fini, tapez "Terminer".

QR-bill suisse

Si votre facture contient le QR-code suisse standard (depuis 2022 c’est obligatoire), QR-Factof lit automatiquement le nom du créancier, le montant, l’IBAN et la référence. Vous n’avez rien à saisir.

Date d’échéance

QR-Factof essaie aussi de lire la date d’échéance avec la reconnaissance de texte (OCR). Si c’est correct, validez. Sinon, corrigez la date au format JJ.MM.AAAA (par exemple 28.05.2026).

Catégorie

Vous devez choisir une catégorie avant de pouvoir valider (Énergie, Loyer, Télécoms, etc.). Cela permet de suivre vos dépenses par poste dans les Statistiques. Si aucune ne convient, vous pouvez en créer une nouvelle dans Réglages → Catégories.

Certaines factures n’ont pas de QR-code suisse, ou vous voulez juste enregistrer un paiement sans avoir le papier sous la main. Dans ce cas, utilisez la saisie manuelle.

• Tapez "Scanner facture"
• En bas, tapez "✍️ Saisie manuelle"
• Remplissez les champs : fournisseur, montant, IBAN, date d’échéance, catégorie
• Validez — la facture apparaît dans votre liste

Vous pouvez aussi prendre une photo de la facture dans ce mode pour avoir une trace visuelle.

L’onglet "Factures" en bas montre toutes vos factures avec leur statut (en attente, en retard, payée, etc.).

Filtrer

Les filtres en haut (les petits boutons arrondis) permettent d’afficher seulement certaines factures selon leur statut : Toutes, En retard, En attente, Dans un lot, Payées, etc.

Rechercher

La barre de recherche permet de trouver une facture par nom de fournisseur, IBAN, référence, montant ou destinataire — et aussi par date : tapez « mars 2026 », « 03.2026 » ou « 2026 » pour ne voir que les factures de cette période (date de paiement si payée, sinon date d’échéance).

Trier

L’icône à droite de la recherche permet de changer le tri : par date, par montant ou par nom.

Regrouper par mois ou année

Choisissez "Mois" ou "Année" dans la barre sous la recherche pour grouper vos factures avec des séparateurs (par exemple "mai 2026 · 7 factures").

Voir le détail

Tapez sur une facture pour voir tous ses détails : montant, échéance, IBAN, scan, catégorie, etc. Depuis cet écran vous pouvez modifier, supprimer, ajouter au lot de paiement, voir/imprimer le scan, ou exporter la facture en PDF.

QR-Factof ne paie pas directement (votre banque garde le contrôle). Mais il génère un fichier qui contient tous vos paiements, que vous importez ensuite dans votre e-banking en quelques clics.

Étape 1 : Préparer le lot

• Tapez l’onglet "Payer"
• Cochez les factures que vous voulez payer cette fois (ou tapez "Tout sélectionner")
• Le total apparaît en bas

Étape 2 : Choisir le compte et générer

Si vous avez plusieurs comptes bancaires, tapez « Changer ▾ » sur la carte du compte débiteur pour choisir depuis lequel payer. Puis tapez "⬇️ Générer le fichier pain.001 XML".

Un récapitulatif de sécurité s’affiche (nombre de paiements, total, compte débiteur). Vous pouvez « Vérifier chaque paiement » un par un, ou confirmer directement. QR-Factof crée alors un fichier au format ISO 20022 (le standard suisse pour les paiements), à enregistrer sur votre appareil ou envoyer par e-mail.

Étape 3 : Importer dans votre e-banking

Connectez-vous à votre banque (PostFinance, UBS, Raiffeisen, etc.) depuis votre ordinateur ou un autre téléphone, et cherchez l’option "Importer un fichier de paiement" ou "ISO 20022". Importez le fichier pain.001 et validez.

Le bouton "📖 Guide par banque" dans QR-Factof vous montre les étapes spécifiques pour les principales banques suisses.

Étape 4 : Confirmer

Une fois que votre banque a traité les paiements (généralement le jour même ou le lendemain), revenez dans QR-Factof et tapez "✅ Paiements effectués — Confirmer". Vos factures passent au statut "Payée".

QR-Factof veille pour vous. L’onglet Alertes (icône cloche en haut à droite de l’écran d’accueil) liste toutes les actions importantes :

• Factures en retard (échéance dépassée) — en rouge
• Factures à payer dans les 3 jours — en orange
• Factures dont l’échéance arrive dans la semaine — en jaune
• Lots de paiement à confirmer — en orange

Tapez sur une alerte pour ouvrir directement la facture concernée et agir.

Le chiffre sur la cloche indique le nombre d’actions urgentes. Quand il disparaît, vous êtes à jour.

L’onglet Stats vous donne une vue d’ensemble de vos paiements.

Choisir la période

En haut, sélectionnez Mois, Trim. ou An. Utilisez les flèches ‹ › juste en dessous pour naviguer vers une période précédente ou suivante (ex. « Avril 2026 ») — passée ou future ; tapez le libellé central pour revenir à la période en cours. Toutes les cartes se mettent à jour automatiquement.

Les cartes principales

• ✅ Payé : combien vous avez réglé sur la période, avec la comparaison par rapport à la période précédente
• ⏳ À payer : combien il reste à régler en ce moment
• 🏢 Top créanciers : qui sont les 10 fournisseurs à qui vous payez le plus
• 📂 Par catégorie : la répartition de vos dépenses par poste
• 📅 Délai moyen : votre habitude de paiement (en avance, à l’heure, en retard)

Donut interactif

Tout en bas, le donut montre la répartition visuelle par catégorie. Tapez directement sur un segment (ou sur une catégorie dans la légende) pour voir le détail des factures de cette catégorie.

Changer de devise

Si vous avez des factures en EUR, basculez avec le sélecteur CHF / EUR en haut.

QR-Factof propose une catégorie "Par défaut", mais vous pouvez créer vos propres catégories (Énergie, Loyer, Garage, Maladie, Animaux, etc.).

• Réglages → Catégories → Gérer mes catégories
• Tapez "+ Ajouter" pour en créer une nouvelle
• Choisissez un nom, une couleur, un emoji
• Pour supprimer, glissez la catégorie vers la gauche

Pensez à vos vraies dépenses récurrentes : ce qui revient chaque mois. Plus vos catégories sont parlantes pour vous, plus les Statistiques seront utiles.

Langue

QR-Factof est disponible en 4 langues : Français, Deutsch, Italiano, English. Choisissez dans Réglages → Langue. Le changement est immédiat.

Profil

Vos informations (prénom, nom, e-mail, adresse) servent à pré-remplir le fichier de paiement pain.001 comme débiteur ; votre prénom personnalise aussi l’accueil (« Bonjour … »). À renseigner une seule fois.

Comptes bancaires

Ajoutez le ou les comptes (IBAN) avec lesquels vous payez vos factures. Vous pouvez en enregistrer plusieurs, en définir un par défaut, les modifier ou les supprimer. Indispensable pour générer le fichier pain.001.

Sécurité

Vous pouvez changer votre code PIN à tout moment. Activez aussi la biométrie (Face ID / Touch ID sur iPhone, Empreinte sur Android) si votre téléphone le permet.

Sauvegarde

Exportez régulièrement vos factures dans un fichier de sauvegarde, à conserver sur iCloud Drive ou sur une clé USB. Voir la section "Sauvegarder vos données".

Abonnement

Le plan actuel et ses avantages.

Vos factures vivent sur votre téléphone. Si vous le perdez, le cassez, ou en changez, vous risquez de tout perdre. La sauvegarde est votre filet de sécurité — prenez l’habitude d’en faire une après chaque session importante.

Trois formats au choix

• 💾 Sauvegarde .factof — le format complet, à utiliser pour restaurer QR-Factof sur un autre téléphone. Contient tout : factures, scans, paramètres.
• 🌐 Page HTML — un seul fichier .html lisible sur Mac/PC dans n’importe quel navigateur, sans QR-Factof. Recherche, filtres et scans intégrés. Idéal pour votre comptable ou pour archiver.
• 📄 Export PDF — pour archiver une facture précise (depuis sa fiche) ou toute une année (Réglages → Sauvegarde → « Exporter une année en PDF »). Scans intégrés, lisible partout. PDF standard (pas un PDF/A certifié), amplement suffisant pour conserver et transmettre à un fiduciaire.

Créer une sauvegarde

• Allez dans Réglages → Sauvegarde
• Tapez "Créer une sauvegarde" (format .factof) ou "Exporter en page HTML" (format lisible)
• Patientez quelques secondes
• La fenêtre de partage iOS s’ouvre
• Choisissez où la conserver

Où conserver votre sauvegarde ?

• ☁️ iCloud (iPhone) ou Google Drive (Android) — recommandé : depuis la fenêtre de partage, choisissez "Enregistrer dans Fichiers" / "Enregistrer dans Drive". Accessible depuis vos autres appareils.
• ✉️ Mail — envoyez-la à votre propre adresse. Copie hors du cloud principal.
• 🔌 Clé USB — branchez une clé USB-C / Lightning sur le téléphone, choisissez l’enregistrer dans la clé via le sélecteur de fichiers.
• 📡 AirDrop (iPhone) ou Nearby Share (Android) — vers votre Mac, PC ou un autre téléphone.

Un numéro unique pour chaque sauvegarde

Chaque sauvegarde reçoit un numéro lisible (par exemple FCT-2026-05-A1B2). Ce numéro est aussi inscrit dans chaque facture sauvegardée : depuis la fiche d’une facture, vous voyez immédiatement « cette facture est dans la sauvegarde FCT-2024-03-XYZ sur iCloud ». Cinq ans plus tard, vous saurez exactement où chercher.

Une copie locale est automatiquement conservée sur votre téléphone (liste "Sauvegardes locales sur cet appareil"). Mais ne vous y fiez pas : si vous perdez le téléphone, vous perdez aussi cette copie. Conservez toujours une copie ailleurs (cloud ou clé USB).

Restaurer une sauvegarde

Vous changez d’iPhone ou avez réinstallé l’application ? Restaurez votre sauvegarde en deux gestes :

• Allez dans Réglages → Sauvegarde
• Tapez "Restaurer une sauvegarde"
• Choisissez le fichier .factof depuis Fichiers (iCloud, clé USB…)
• Choisissez Fusionner (ajoute juste ce qui manque, ne touche pas l’existant) ou Remplacer (efface tout puis restaure depuis la sauvegarde)
• C’est terminé — toutes vos factures et leurs scans sont restaurés

En mode "Remplacer", vos données actuelles sont effacées avant restauration. En mode "Fusionner", rien n’est touché — seules les nouvelles factures sont ajoutées. Si vous hésitez, choisissez Fusionner, c’est plus sûr.

À quelle fréquence sauvegarder ?

QR-Factof vous rappelle automatiquement de sauvegarder si plus de 30 jours se sont écoulés ou si vous avez des factures jamais sauvegardées. Vous verrez l’alerte dans la cloche en haut à droite de l’écran d’accueil.

• Après chaque session de scan de plusieurs factures
• Avant un voyage (où vous risquez de perdre le téléphone)
• Avant la mise à jour de l’application ou du système (iOS / Android)
• Au minimum une fois par mois

Le fichier .factof contient TOUT : vos factures, leurs scans en image, vos paramètres, vos catégories personnalisées. Vous pouvez en garder plusieurs versions (une par mois par exemple) pour revenir en arrière.

🧹 Ménage automatique : QR-Factof conserve les sauvegardes les plus récentes (les 10 dernières sur l’appareil, les 30 dernières sur votre cloud) et supprime les plus anciennes, pour ne pas saturer l’espace. Vous pouvez aussi nettoyer à la main via Réglages → Synchronisation cloud → « Nettoyer les anciennes sauvegardes ». Vos factures dans l’app ne sont jamais touchées — seuls les vieux fichiers de sauvegarde le sont.

Vous avez des PDF ou photos de factures plus anciennes (sur votre Mac, dans un e-mail, sur une clé USB de 2022…) ? Vous pouvez les importer dans QR-Factof pour les retrouver toutes au même endroit.

3 sources possibles

• 📷 Photos — la galerie native de votre téléphone. Pour les factures que vous avez prises en photo récemment.
• 📁 Fichiers — l’app Fichiers iOS ou l’app Files Android. Accédez à iCloud Drive, Google Drive, OneDrive, Téléchargements, clé USB, etc.
• ☁️ Mon cloud — un sélecteur intégré qui communique directement avec votre serveur WebDAV configuré (Infomaniak kDrive, Hetzner Storage Box, Nextcloud, Synology…). Avantage : il fonctionne de la même façon sur iOS et Android, sans dépendre de l’application cloud installée sur votre téléphone.

Marche à suivre

• Tapez le gros bouton rouge « 💳 Payer / Scanner » en bas de l’écran
• Tapez « 📄 Importer un PDF / photo existant »
• Choisissez la source dans la fenêtre qui s’ouvre
• Sélectionnez votre fichier — l’extraction OCR/QR-bill démarre automatiquement
• Vérifiez/complétez les infos pré-remplies
• Choisissez « ✅ Archivée » si la facture est déjà payée, « ⏳ À payer » sinon
• Tapez « 📥 Importer dans QR-Factof »

💡 « Mon cloud » est particulièrement utile sur Android, où l’application Fichiers peut avoir des soucis avec certains fournisseurs cloud (fichiers stockés uniquement en ligne, donc inaccessibles). En passant par « Mon cloud », vous contournez ce problème, car QR-Factof télécharge le PDF directement via WebDAV.

Combien d’anciennes factures faut-il importer ?

À vous de voir. Vous pouvez importer uniquement les factures importantes (assurances, énergie, gros achats…) ou tout migrer si vous voulez un coffre-fort complet sur 10 ans. Faites-le progressivement, 10 minutes par soir devant la télévision.

Le fond fait tout

Posez votre facture sur une surface sombre et unie (table foncée, drap noir, plateau). Le contraste entre le papier blanc et le fond sombre permet à QR-Factof de détecter parfaitement les 4 coins.

Évitez : autres papiers autour, calendrier coloré, surface très brillante.

La lumière

Évitez les ombres dures (lampe directe sur un côté). Une lumière diffuse (à côté d’une fenêtre en journée, ou plusieurs lampes) donne le meilleur résultat.

La distance

Tenez le téléphone à environ 30-40 cm au-dessus du document. Assez près pour que le texte soit net, assez loin pour avoir la facture entière dans le cadre.

La stabilité

Posez vos coudes sur la table ou sur vos jambes pour éviter le tremblement. QR-Factof rejette automatiquement les images floues et vous demande de re-scanner.

L’app refuse mon scan en disant qu’il est flou

Cherchez plus de lumière, posez votre téléphone plus stable. Si vraiment vous ne pouvez pas faire mieux, tapez "Garder quand même" — c’est juste un avertissement, pas une erreur.

Le scanner ne détecte pas le QR-bill

Vérifiez que le QR-code suisse standard (croix au centre) est bien dans le cadre, sans reflet ni pli. Si le QR n’est pas lu, vous pouvez quand même utiliser la facture en saisie manuelle.

Je veux corriger une facture après validation

Allez sur l’onglet Factures, tapez la facture concernée, puis "✏️ Modifier (montant, catégorie)".

J’ai supprimé une facture par erreur

Si vous avez une sauvegarde récente, restaurez-la depuis Réglages → Sauvegarde. Cela remplacera vos données actuelles par celles de la sauvegarde, donc votre facture supprimée par erreur réapparaîtra. C’est aussi pour ce genre de situation que la sauvegarde régulière est précieuse.

J’ai oublié mon code PIN

Pour des raisons de sécurité, QR-Factof ne peut pas récupérer un code PIN oublié. Vous devrez désinstaller puis réinstaller l’application — toutes vos données seront perdues. C’est pour cela qu’il est très important de noter le code en lieu sûr.

Mes données sont-elles partagées avec quelqu’un ?

Non. QR-Factof fonctionne entièrement sur votre téléphone. Vos factures ne sont jamais envoyées sur un serveur. Quand vous générez le fichier pain.001 pour votre banque, c’est vous qui décidez où l’enregistrer.

Il arrive de scanner par mégarde la même facture deux fois (un rappel reçu par poste après l’original, par exemple). QR-Factof surveille cela pour vous et vous prévient avant que vous ne payiez en double.

Trois niveaux de détection

• Exact — même référence QR-bill et même montant : c’est presque certainement le même paiement
• Fort — même créancier, même montant, dates proches : très probable doublon
• Faible — créancier identique et montant identique mais référence différente : à vérifier de vos yeux

Au moment du scan

Si QR-Factof reconnaît un doublon en scannant, un bandeau d’alerte apparaît avec la facture déjà enregistrée. Vous décidez de garder la nouvelle ou de l’ignorer.

Filtre dans la liste des factures

Dans l’onglet Factures, ouvrez la feuille des filtres puis tapez "Doublons" pour ne voir que les factures suspectes. Vous pouvez ainsi faire le ménage tranquillement.

En cas de doute, comparez les références QR avant de supprimer — deux factures du même fournisseur peuvent légitimement avoir le même montant (abonnement mensuel par exemple).

Quand vous supprimez une facture, elle n’est pas effacée immédiatement. Elle est déplacée dans la Corbeille, où vous avez 30 jours pour la récupérer si vous changez d’avis.

Accéder à la corbeille

Dans l’onglet Factures, ouvrez la feuille des filtres et tapez "Corbeille". La liste affiche alors uniquement les factures supprimées.

Supprimer ou restaurer

• Glissez une facture vers la gauche pour la supprimer (depuis la liste normale, elle part en corbeille ; depuis la corbeille, elle est effacée pour de bon)
• Tapez sur une facture en corbeille puis "↩️ Restaurer" pour la remettre dans vos factures
• Tapez "Vider la corbeille" en haut pour tout effacer définitivement d’un coup

Au bout de 30 jours, les factures en corbeille sont automatiquement et définitivement supprimées. Pensez à restaurer rapidement ce qui doit l’être.

Une facture vidée de la corbeille ne peut plus être récupérée — sauf depuis une sauvegarde antérieure.

QR-Factof peut vous envoyer une notification sur votre téléphone avant chaque échéance, pour que vous n’ayez plus à y penser. Vous décidez si vous activez ce service ou non.

Quand sont envoyés les rappels

• J-3 — trois jours avant l’échéance, à 9h du matin
• J-1 — la veille, à 9h
• Le jour J — le matin même, à 9h

Activer ou désactiver

Allez dans Réglages → Notifications, puis basculez l’interrupteur "Rappels d’échéance". La première fois, votre téléphone vous demandera d’autoriser QR-Factof à envoyer des notifications — acceptez.

Les notifications sont 100 % locales : elles sont planifiées par votre téléphone, aucun serveur n’est impliqué et personne ne sait que vous avez des factures à payer.

Quand vous exportez une sauvegarde, vous pouvez la protéger par un mot de passe. Le fichier devient alors illisible pour quiconque ne connaît pas ce mot de passe, même si quelqu’un met la main dessus.

Comment ça marche

QR-Factof utilise un chiffrement de niveau bancaire : AES-256-CBC pour le contenu, combiné à un code d’intégrité HMAC pour détecter toute altération. Le fichier prend alors l’extension .enc.factof.

Activer le chiffrement

• Réglages → Sauvegarde → "Exporter sauvegarde"
• Cochez "Protéger par mot de passe"
• Choisissez un mot de passe long que vous retiendrez
• Confirmez et enregistrez le fichier où vous le souhaitez

Si vous perdez le mot de passe, le fichier est définitivement illisible — même QR-Factof ne peut rien faire. C’est le prix d’un vrai chiffrement. Notez le mot de passe sur papier dans un endroit sûr.

Le chiffrement se fait localement sur votre téléphone, avant que le fichier ne quitte l’appareil. Vos données ne passent jamais en clair par un service tiers.

QR-Factof peut envoyer vos sauvegardes vers un stockage cloud que vous contrôlez, via le standard WebDAV. Aucune donnée ne transite par les serveurs de QR-Factof — la connexion va directement de votre téléphone à votre cloud.

3 fournisseurs préconfigurés

• 🔷 Infomaniak kDrive (Suisse) — dès ~6 CHF/mois pour 1 To, hébergement Suisse, support en français. Idéal grand public francophone.
• 🇩🇪 Hetzner Storage Box (Allemagne) — dès 3.20 EUR/mois pour 1 To, RGPD UE, alimenté en électricité 100 % renouvelable. Le meilleur rapport prix/Go.
• 🌐 Autre WebDAV — pour Nextcloud (auto-hébergé ou chez un hébergeur tiers), Synology NAS, QNAP, ownCloud, mailbox.org, ou tout serveur WebDAV standard.

Configuration ultra-simple avec les presets

Pour Infomaniak ou Hetzner, vous n’avez plus à taper l’URL complète. Sélectionnez le fournisseur, entrez juste votre identifiant (ID kDrive pour Infomaniak, identifiant uXXXXXX pour Hetzner), votre login et votre mot de passe. L’URL est construite automatiquement et affichée en aperçu.

Trouver son identifiant

• Infomaniak : ouvrez kdrive.infomaniak.com → Mon dossier → l’URL du navigateur contient /drive/XXXXXXX/files/ — c’est ce numéro.
• Hetzner : depuis Hetzner Robot → Storage Boxes → cliquez sur votre box → onglet Data → l’identifiant commence par « u » suivi de chiffres (ex u123456).

Alternative gratuite : iCloud Drive

Si vous n’avez pas d’offre payante avec WebDAV, ou si vous voulez la simplicité maximale, utilisez iCloud Drive : Réglages → Sauvegarde → Créer une sauvegarde → « Enregistrer dans Fichiers » → iCloud Drive → un dossier de votre choix. Sync automatique entre tous vos appareils Apple. Gratuit dans la limite des 5 Go inclus d’iCloud.

Stockage des identifiants

Vos identifiants WebDAV sont conservés dans le coffre-fort sécurisé du système (Keychain iOS / EncryptedSharedPreferences Android). Ils ne sont jamais en clair sur le téléphone et ne quittent jamais l’appareil.

Envoi automatique et restauration

Une fois la synchronisation activée, chaque nouvelle sauvegarde QR-Factof est poussée automatiquement vers votre cloud — la fenêtre de partage iOS n’apparaît plus (puisque la sauvegarde est déjà en lieu sûr). Pour restaurer : Réglages → Synchronisation cloud → « Voir mes sauvegardes » → tapez sur le fichier souhaité → choisissez Fusionner ou Remplacer.

Combinez avec la sauvegarde chiffrée (AES-256) : même votre hébergeur ne peut pas lire le contenu.

⚠️ Infomaniak kDrive : utilisez votre email de connexion Infomaniak et votre mot de passe principal (celui pour vous connecter au Manager), pas un mot de passe d’application — ces derniers sont limités au Mail chez Infomaniak et donnent une erreur 403 sur kDrive. Pour Nextcloud / Synology, un mot de passe d’application dédié est par contre recommandé.

QR-Factof peut générer un fichier CSV (tableur) qui regroupe toutes vos factures sur la période choisie. Pratique pour votre fiduciaire, votre comptabilité ou un simple suivi dans Excel.

Où le trouver

Onglet Payer → bouton "Exporter CSV". Choisissez la période et le format, puis enregistrez ou partagez le fichier.

Trois formats au choix

• Universel — colonnes simples compatibles avec Excel, Numbers ou tout tableur
• Banana Comptabilità — journal d’écritures comptables prêt à importer dans Banana
• Bexio (fournisseurs) — schéma en allemand pour l’import direct dans Bexio

Demandez à votre fiduciaire quel format lui convient le mieux avant le premier envoi : cela vous évitera des allers-retours.

QR-Factof n’a pas (et ne veut pas avoir) d’accès direct partagé avec votre fiduciaire — vos données restent chez vous. À la place, vous lui transmettez un fichier propre chaque mois, qu’il importe dans son logiciel comptable. Simple et respectueux de votre vie privée.

3 formats au choix selon son outil

• 📄 CSV Universel — Excel, Numbers, LibreOffice. Marche partout, peut être édité à la main.
• 📊 CSV Banana Comptabilità — schéma directement importable dans Banana (très utilisé en Suisse).
• 🇩🇪 CSV Bexio — schéma directement importable dans Bexio (factures fournisseurs).

Comment faire chaque mois

• Onglet Payer → bouton « Exporter CSV »
• Choisissez le format adapté à l’outil de votre fiduciaire
• La fenêtre de partage iOS s’ouvre → Mail → envoyez-lui le fichier en pièce jointe
• Ou : sauvegardez sur iCloud Drive / kDrive dans un dossier partagé avec lui

Encore mieux : la page HTML

Si votre fiduciaire ne fait pas de compta automatisée et préfère consulter vos factures avec leurs scans visuellement, utilisez l’export HTML : Réglages → Sauvegarde → « Exporter en page HTML ». Il reçoit un seul fichier .html qu’il ouvre dans n’importe quel navigateur (Mac, PC, Linux) — recherche, filtres et scans intégrés, sans installer quoi que ce soit.

💡 Astuce : créez un dossier partagé dans votre kDrive ou iCloud Drive, et déposez-y le fichier chaque mois. Votre fiduciaire le récupère quand ça l’arrange, vous n’avez plus à y penser.

⚠️ Pas de module « accès direct fiduciaire » dans QR-Factof. C’est un choix volontaire : ajouter un serveur qui héberge vos factures pour qu’un tiers les consulte contredirait la promesse du tout-sur-votre-appareil (vos données ne quittent jamais votre téléphone). Le fichier exporté est plus simple et plus sûr.

QR-Factof ist eine Schweizer App, die Ihnen hilft, Ihre Rechnungen ohne Papierkram zu verwalten. Sie fotografieren Ihre Rechnungen, sobald sie ankommen, und bezahlen sie alle auf einmal, wenn es Ihnen passt.

Alles funktioniert direkt auf Ihrem Telefon, ohne dass Ihre Daten irgendwohin gesendet werden. Ihre Rechnungen bleiben bei Ihnen.

Was Sie mit QR-Factof tun können

• Ihre Schweizer Rechnungen scannen (mit QR-bill)
• Einen Tresor mit all Ihren Rechnungen führen (null Papier)
• Erinnerungen vor den Fälligkeiten erhalten
• Die Zahlungsdatei generieren, die Sie in Ihre Bank importieren
• Ihre Ausgaben nach Kategorie und Monat verfolgen

Es sind keine technischen Kenntnisse nötig. Wenn Sie ein Foto machen können, können Sie QR-Factof benutzen.

Beim ersten Start bittet QR-Factof Sie, einen 6-stelligen Code zu erstellen. Dieser Code schützt Ihre Rechnungen: Niemand ausser Ihnen (und den Personen, denen Sie das Telefon mit dem Code anvertrauen) kann darauf zugreifen.

Schritte

• Wählen Sie einen 6-stelligen Code
• Tippen Sie denselben Code erneut zur Bestätigung
• Erlauben Sie den Zugriff auf die Kamera (zum Scannen)
• Erlauben Sie den Zugriff auf die Fotos (zum Importieren aus der Galerie)
• Das war’s — Sie können QR-Factof nun benutzen

Sie können später die Biometrie (Face ID / Touch ID auf dem iPhone, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung auf Android) in den Einstellungen aktivieren, um den Code nicht jedes Mal eingeben zu müssen.

Notieren Sie Ihren PIN-Code an einem sicheren Ort. Wenn Sie ihn vergessen, verlieren Sie den Zugang zu Ihren Rechnungen (QR-Factof kann ihn nicht wiederherstellen, das ist zu Ihrer Sicherheit).

Das ist die Geste, die Sie am häufigsten ausführen werden. Wenn Sie eine Rechnung erhalten, öffnen Sie QR-Factof und scannen Sie sie sofort, und legen Sie das Papier dann in einen Ordner "zu bezahlen" (oder werfen Sie es weg, wenn Sie alles digital aufbewahren).

So scannen Sie

• Legen Sie die Rechnung auf eine flache Oberfläche, idealerweise dunkel und einfarbig (dunkler Tisch, Schreibunterlage usw.)
• Vermeiden Sie es, sie auf andere Papiere zu legen — QR-Factof könnte sonst die Kanten falsch erkennen
• Öffnen Sie QR-Factof und tippen Sie auf den Tab Bezahlen oder das Scanner-Symbol
• Tippen Sie auf "Scanner starten"
• Rahmen Sie die ganze A4-Rechnung im Bildschirm ein — QR-Factof erkennt die Kanten automatisch
• Halten Sie ruhig — das Foto wird automatisch ausgelöst, sobald Sie still sind

Ecken bei Bedarf anpassen

Nach dem Foto sehen Sie die 4 Ecken des Dokuments mit Griffpunkten. Falls QR-Factof falsch erkannt hat (zum Beispiel ein Stück des Tisches eingeschlossen wurde), ziehen Sie die Griffpunkte einfach genau auf die Papierecken. Dann bestätigen.

Diese Anpassung dauert 5 Sekunden, garantiert aber eine professionelle Archivqualität.

Mehrere Seiten

Wenn Ihre Rechnung mehrere Seiten hat, tippen Sie nach der Bestätigung der ersten Seite auf "+ Seite" im Vorschaubildschirm. Der Scanner startet erneut, und Sie können beliebig viele Seiten hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf "Beenden".

Schweizer QR-bill

Wenn Ihre Rechnung den Schweizer Standard-QR-Code enthält (seit 2022 obligatorisch), liest QR-Factof automatisch den Namen des Gläubigers, den Betrag, die IBAN und die Referenz. Sie müssen nichts eingeben.

Fälligkeitsdatum

QR-Factof versucht auch, das Fälligkeitsdatum per Texterkennung (OCR) zu lesen. Wenn es stimmt, bestätigen Sie. Andernfalls korrigieren Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ (zum Beispiel 28.05.2026).

Kategorie

Sie müssen eine Kategorie wählen, bevor Sie bestätigen können (Energie, Miete, Telekom usw.). So können Sie Ihre Ausgaben nach Posten in den Statistiken verfolgen. Wenn keine passt, können Sie eine neue in Einstellungen → Kategorien erstellen.

Manche Rechnungen haben keinen Schweizer QR-Code, oder Sie möchten einfach eine Zahlung erfassen, ohne das Papier zur Hand zu haben. In diesem Fall verwenden Sie die manuelle Eingabe.

• Tippen Sie auf "Rechnung scannen"
• Tippen Sie unten auf "✍️ Manuelle Eingabe"
• Füllen Sie die Felder aus: Lieferant, Betrag, IBAN, Fälligkeitsdatum, Kategorie
• Bestätigen Sie — die Rechnung erscheint in Ihrer Liste

Sie können in diesem Modus auch ein Foto der Rechnung machen, um einen visuellen Beleg zu haben.

Der Tab "Rechnungen" unten zeigt alle Ihre Rechnungen mit ihrem Status (offen, überfällig, bezahlt usw.).

Filtern

Die Filter oben (die kleinen abgerundeten Schaltflächen) zeigen nur bestimmte Rechnungen nach Status an: Alle, Überfällig, Offen, In einem Lauf, Bezahlt usw.

Suchen

Die Suchleiste erlaubt das Finden einer Rechnung nach Lieferantenname, IBAN, Referenz, Betrag oder Empfänger — und auch nach Datum: Tippen Sie «März 2026», «03.2026» oder «2026», um nur die Rechnungen dieses Zeitraums zu sehen (Zahlungsdatum wenn bezahlt, sonst Fälligkeitsdatum).

Sortieren

Das Symbol rechts von der Suche erlaubt das Ändern der Sortierung: nach Datum, Betrag oder Name.

Nach Monat oder Jahr gruppieren

Wählen Sie "Monat" oder "Jahr" in der Leiste unter der Suche, um Ihre Rechnungen mit Trennern zu gruppieren (zum Beispiel "Mai 2026 · 7 Rechnungen").

Details ansehen

Tippen Sie auf eine Rechnung, um alle Details zu sehen: Betrag, Fälligkeit, IBAN, Scan, Kategorie usw. Von diesem Bildschirm aus können Sie bearbeiten, löschen, zum Zahlungslauf hinzufügen, den Scan ansehen/drucken oder die Rechnung als PDF exportieren.

QR-Factof bezahlt nicht direkt (Ihre Bank behält die Kontrolle). Aber es erzeugt eine Datei mit all Ihren Zahlungen, die Sie dann mit wenigen Klicks in Ihr E-Banking importieren.

Schritt 1: Den Lauf vorbereiten

• Tippen Sie auf den Tab "Bezahlen"
• Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie diesmal bezahlen möchten (oder tippen Sie auf "Alle auswählen")
• Die Summe erscheint unten

Schritt 2: Konto wählen und generieren

Wenn Sie mehrere Bankkonten haben, tippen Sie auf «Ändern ▾» auf der Konto-Karte, um zu wählen, von welchem Konto bezahlt wird. Tippen Sie dann auf "⬇️ pain.001-XML-Datei generieren".

Eine Sicherheits-Zusammenfassung erscheint (Anzahl Zahlungen, Total, belastetes Konto). Sie können «Jede Zahlung prüfen» einzeln oder direkt bestätigen. QR-Factof erstellt dann eine Datei im Format ISO 20022 (der Schweizer Standard für Zahlungen), die Sie auf Ihrem Gerät speichern oder per E-Mail versenden können.

Schritt 3: Ins E-Banking importieren

Melden Sie sich von Ihrem Computer oder einem anderen Telefon bei Ihrer Bank an (PostFinance, UBS, Raiffeisen usw.) und suchen Sie die Option "Zahlungsdatei importieren" oder "ISO 20022". Importieren Sie die pain.001-Datei und bestätigen Sie.

Die Schaltfläche "📖 Anleitung pro Bank" in QR-Factof zeigt Ihnen die spezifischen Schritte für die wichtigsten Schweizer Banken.

Schritt 4: Bestätigen

Sobald Ihre Bank die Zahlungen verarbeitet hat (in der Regel am selben Tag oder am Folgetag), kehren Sie in QR-Factof zurück und tippen "✅ Zahlungen ausgeführt — Bestätigen". Ihre Rechnungen erhalten den Status "Bezahlt".

QR-Factof passt für Sie auf. Der Tab Hinweise (Glockensymbol oben rechts im Startbildschirm) listet alle wichtigen Aktionen auf:

• Überfällige Rechnungen (Fälligkeit überschritten) — rot
• Rechnungen, die in den nächsten 3 Tagen zu zahlen sind — orange
• Rechnungen, deren Fälligkeit in der Woche kommt — gelb
• Zahlungsläufe zur Bestätigung — orange

Tippen Sie auf einen Hinweis, um direkt die betroffene Rechnung zu öffnen und zu handeln.

Die Zahl auf der Glocke zeigt die Anzahl dringender Aktionen an. Wenn sie verschwindet, sind Sie auf dem aktuellen Stand.

Der Tab Statistiken gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Zahlungen.

Den Zeitraum wählen

Wählen Sie oben Monat, Quart. oder Jahr. Mit den Pfeilen ‹ › direkt darunter navigieren Sie zu einem früheren oder späteren Zeitraum (z. B. «April 2026») — Vergangenheit oder Zukunft; tippen Sie auf die mittlere Bezeichnung, um zum aktuellen Zeitraum zurückzukehren. Alle Karten aktualisieren sich automatisch.

Die Hauptkarten

• ✅ Bezahlt: wie viel Sie im Zeitraum bezahlt haben, mit Vergleich zum vorherigen Zeitraum
• ⏳ Zu zahlen: wie viel im Moment noch offen ist
• 🏢 Top-Gläubiger: die 10 Lieferanten, an die Sie am meisten zahlen
• 📂 Nach Kategorie: die Aufteilung Ihrer Ausgaben nach Posten
• 📅 Durchschnittliche Frist: Ihre Zahlungsgewohnheit (im Voraus, pünktlich, verspätet)

Interaktives Donut-Diagramm

Ganz unten zeigt das Donut-Diagramm die visuelle Aufteilung nach Kategorie. Tippen Sie direkt auf ein Segment (oder auf eine Kategorie in der Legende), um die Rechnungen dieser Kategorie im Detail zu sehen.

Währung wechseln

Wenn Sie Rechnungen in EUR haben, wechseln Sie mit dem CHF / EUR-Schalter oben.

QR-Factof bietet eine "Standard"-Kategorie, aber Sie können Ihre eigenen Kategorien erstellen (Energie, Miete, Garage, Gesundheit, Tiere usw.).

• Einstellungen → Kategorien → Meine Kategorien verwalten
• Tippen Sie auf "+ Hinzufügen", um eine neue zu erstellen
• Wählen Sie Name, Farbe und Emoji
• Zum Löschen wischen Sie die Kategorie nach links

Denken Sie an Ihre echten wiederkehrenden Ausgaben: das, was jeden Monat kommt. Je sprechender Ihre Kategorien für Sie sind, desto nützlicher werden die Statistiken.

Sprache

QR-Factof ist in 4 Sprachen verfügbar: Français, Deutsch, Italiano, English. Wählen Sie in Einstellungen → Sprache. Die Änderung erfolgt sofort.

Profil

Ihre Angaben (Vorname, Name, E-Mail, Adresse) werden verwendet, um die pain.001-Zahlungsdatei als Schuldner vorauszufüllen; Ihr Vorname personalisiert auch die Begrüssung («Hallo …»). Nur einmal auszufüllen.

Bankkonten

Fügen Sie das oder die Konten (IBAN) hinzu, mit denen Sie Ihre Rechnungen bezahlen. Sie können mehrere erfassen, eines als Standard festlegen, sie bearbeiten oder löschen. Unverzichtbar, um die pain.001-Datei zu generieren.

Sicherheit

Sie können Ihren PIN-Code jederzeit ändern. Aktivieren Sie auch die Biometrie (Face ID / Touch ID auf dem iPhone, Fingerabdruck auf Android), wenn Ihr Telefon dies unterstützt.

Sicherung

Exportieren Sie Ihre Rechnungen regelmässig in eine Sicherungsdatei, die Sie auf iCloud Drive oder einem USB-Stick aufbewahren. Siehe Abschnitt "Daten sichern".

Abonnement

Der aktuelle Plan und seine Vorteile.

Ihre Rechnungen leben auf Ihrem Telefon. Wenn Sie es verlieren, beschädigen oder wechseln, riskieren Sie, alles zu verlieren. Die Sicherung ist Ihr Sicherheitsnetz — machen Sie sich zur Gewohnheit, nach jeder wichtigen Sitzung eine zu erstellen.

Drei Formate zur Auswahl

• 💾 .factof-Sicherung — das vollständige Format, um QR-Factof auf einem anderen Telefon wiederherzustellen. Enthält alles: Rechnungen, Scans, Einstellungen.
• 🌐 HTML-Seite — eine einzige .html-Datei, lesbar auf Mac/PC in jedem Browser, ohne QR-Factof. Suche, Filter und Scans integriert. Ideal für Ihren Treuhänder oder zum Archivieren.
• 📄 PDF-Export — um eine bestimmte Rechnung (aus ihrer Detailansicht) oder ein ganzes Jahr zu archivieren (Einstellungen → Sicherung → «Ein Jahr als PDF exportieren»). Scans integriert, überall lesbar. Standard-PDF (kein zertifiziertes PDF/A), für die Aufbewahrung und Weitergabe an einen Treuhänder völlig ausreichend.

Eine Sicherung erstellen

• Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherung
• Tippen Sie auf "Sicherung erstellen" (Format .factof) oder "Als HTML-Seite exportieren" (lesbares Format)
• Warten Sie ein paar Sekunden
• Das iOS-Teilen-Fenster öffnet sich
• Wählen Sie, wo Sie sie aufbewahren möchten

Wo Ihre Sicherung aufbewahren?

• ☁️ iCloud (iPhone) oder Google Drive (Android) — empfohlen: Wählen Sie im Teilen-Fenster "In Dateien sichern" / "In Drive speichern". Zugriff von Ihren anderen Geräten.
• ✉️ E-Mail — senden Sie sie an Ihre eigene Adresse. Kopie ausserhalb der Haupt-Cloud.
• 🔌 USB-Stick — schliessen Sie einen USB-C / Lightning-Stick an das Telefon an und wählen Sie über die Dateiauswahl, die Sicherung auf dem Stick zu speichern.
• 📡 AirDrop (iPhone) oder Nearby Share (Android) — zu Ihrem Mac, PC oder einem anderen Telefon.

Eine eindeutige Nummer für jede Sicherung

Jede Sicherung erhält eine lesbare Nummer (zum Beispiel FCT-2026-05-A1B2). Diese Nummer wird auch in jeder gesicherten Rechnung vermerkt: Von der Rechnungskarte aus sehen Sie sofort « diese Rechnung ist in der Sicherung FCT-2024-03-XYZ auf iCloud ». Fünf Jahre später wissen Sie genau, wo Sie suchen müssen.

Eine lokale Kopie wird automatisch auf Ihrem Telefon aufbewahrt (Liste "Lokale Sicherungen auf diesem Gerät"). Verlassen Sie sich aber nicht darauf: Wenn Sie das Telefon verlieren, verlieren Sie auch diese Kopie. Bewahren Sie immer eine Kopie woanders auf (Cloud oder USB-Stick).

Eine Sicherung wiederherstellen

Sie wechseln das iPhone oder haben die App neu installiert? Stellen Sie Ihre Sicherung in zwei Schritten wieder her:

• Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherung
• Tippen Sie auf "Sicherung wiederherstellen"
• Wählen Sie die .factof-Datei aus Dateien (iCloud, USB-Stick…)
• Wählen Sie Zusammenführen (fügt nur Fehlendes hinzu, ändert nichts Bestehendes) oder Ersetzen (löscht alles und stellt aus der Sicherung wieder her)
• Fertig — alle Ihre Rechnungen und ihre Scans sind wiederhergestellt

Im Modus "Ersetzen" werden Ihre aktuellen Daten vor der Wiederherstellung gelöscht. Im Modus "Zusammenführen" wird nichts angerührt — nur neue Rechnungen werden hinzugefügt. Im Zweifel wählen Sie Zusammenführen — das ist sicherer.

Wie oft sichern?

QR-Factof erinnert Sie automatisch ans Sichern, wenn mehr als 30 Tage vergangen sind oder Sie Rechnungen haben, die nie gesichert wurden. Sie sehen den Hinweis in der Glocke oben rechts im Startbildschirm.

• Nach jeder Scan-Sitzung mit mehreren Rechnungen
• Vor einer Reise (bei der Sie das Telefon verlieren könnten)
• Vor dem App- oder System-Update (iOS / Android)
• Mindestens einmal im Monat

Die .factof-Datei enthält ALLES: Ihre Rechnungen, ihre Scans als Bild, Ihre Einstellungen, Ihre persönlichen Kategorien. Sie können mehrere Versionen aufbewahren (zum Beispiel eine pro Monat), um zurückzukehren.

🧹 Automatisches Aufräumen: QR-Factof behält die neuesten Sicherungen (die letzten 10 auf dem Gerät, die letzten 30 in Ihrer Cloud) und löscht die ältesten, um den Speicher nicht zu überfüllen. Sie können auch manuell aufräumen über Einstellungen → Cloud-Synchronisation → «Alte Sicherungen aufräumen». Ihre Rechnungen in der App werden nie angetastet — nur alte Sicherungsdateien.

Sie haben PDFs oder Fotos älterer Rechnungen (auf Ihrem Mac, in einer E-Mail, auf einem USB-Stick von 2022…)? Sie können sie in QR-Factof importieren, um sie alle am gleichen Ort zu finden.

3 mögliche Quellen

• 📷 Fotos — die native Galerie Ihres Telefons. Für Rechnungen, die Sie kürzlich fotografiert haben.
• 📁 Dateien — die App Dateien (iOS) oder die App Files (Android). Greifen Sie auf iCloud Drive, Google Drive, OneDrive, Downloads, USB-Stick usw. zu.
• ☁️ Meine Cloud — ein integrierter Dateiwähler, der direkt mit Ihrem konfigurierten WebDAV-Server kommuniziert (Infomaniak kDrive, Hetzner Storage Box, Nextcloud, Synology…). Vorteil: funktioniert gleich unter iOS und Android, ohne von der auf Ihrem Telefon installierten Cloud-App abhängig zu sein.

Vorgehen

• Tippen Sie auf den grossen roten Knopf « 💳 Bezahlen / Scannen » unten am Bildschirm
• Tippen Sie auf « 📄 Bestehendes PDF / Foto importieren »
• Wählen Sie die Quelle im sich öffnenden Fenster
• Wählen Sie Ihre Datei aus — die OCR/QR-Bill-Extraktion startet automatisch
• Prüfen/vervollständigen Sie die vorausgefüllten Infos
• Wählen Sie « ✅ Archiviert », wenn die Rechnung bereits bezahlt ist, « ⏳ Zu zahlen » sonst
• Tippen Sie auf « 📥 In QR-Factof importieren »

💡 « Meine Cloud » ist besonders nützlich unter Android, wo die Dateien-App mit gewissen Cloud-Anbietern Probleme haben kann (nur online gespeicherte Dateien sind dann nicht zugänglich). Über « Meine Cloud » umgehen Sie dieses Problem, da QR-Factof das PDF direkt via WebDAV herunterlädt.

Wie viele alte Rechnungen importieren?

Das entscheiden Sie. Sie können nur die wichtigen Rechnungen importieren (Versicherungen, Energie, grosse Anschaffungen…) oder alles migrieren, wenn Sie einen vollständigen 10-Jahres-Tresor möchten. Machen Sie es schrittweise, 10 Minuten pro Abend vor dem Fernseher.

Der Hintergrund macht alles

Legen Sie Ihre Rechnung auf eine dunkle und einfarbige Oberfläche (dunkler Tisch, schwarzes Tuch, Tablett). Der Kontrast zwischen dem weissen Papier und dem dunklen Hintergrund erlaubt QR-Factof, die 4 Ecken perfekt zu erkennen.

Vermeiden Sie: andere Papiere drumherum, bunten Kalender, sehr glänzende Oberfläche.

Das Licht

Vermeiden Sie harte Schatten (direkte Lampe von einer Seite). Diffuses Licht (neben einem Fenster bei Tag oder mehrere Lampen) gibt das beste Ergebnis.

Der Abstand

Halten Sie das Telefon etwa 30-40 cm über dem Dokument. Nah genug, damit der Text scharf ist, weit genug, um die ganze Rechnung im Rahmen zu haben.

Die Stabilität

Legen Sie die Ellbogen auf den Tisch oder auf Ihre Beine, um Verwacklungen zu vermeiden. QR-Factof weist unscharfe Bilder automatisch zurück und bittet Sie, erneut zu scannen.

Die App lehnt meinen Scan als unscharf ab

Suchen Sie mehr Licht und legen Sie das Telefon stabiler auf. Wenn Sie wirklich nicht besser können, tippen Sie auf "Trotzdem behalten" — das ist nur ein Hinweis, kein Fehler.

Der Scanner erkennt die QR-bill nicht

Prüfen Sie, dass der Schweizer Standard-QR-Code (Kreuz in der Mitte) gut im Rahmen ist, ohne Spiegelung oder Falte. Wenn der QR nicht gelesen wird, können Sie die Rechnung trotzdem manuell erfassen.

Ich möchte eine Rechnung nach Bestätigung korrigieren

Gehen Sie zum Tab Rechnungen, tippen Sie auf die betreffende Rechnung und dann auf "✏️ Bearbeiten (Betrag, Kategorie)".

Ich habe eine Rechnung versehentlich gelöscht

Wenn Sie eine aktuelle Sicherung haben, stellen Sie sie aus Einstellungen → Sicherung wieder her. Das ersetzt Ihre aktuellen Daten durch die der Sicherung, sodass Ihre versehentlich gelöschte Rechnung wieder erscheint. Genau für solche Situationen ist die regelmässige Sicherung wertvoll.

Ich habe meinen PIN-Code vergessen

Aus Sicherheitsgründen kann QR-Factof einen vergessenen PIN-Code nicht wiederherstellen. Sie müssen die App deinstallieren und neu installieren — alle Ihre Daten gehen verloren. Deshalb ist es sehr wichtig, den Code an einem sicheren Ort zu notieren.

Werden meine Daten mit jemandem geteilt?

Nein. QR-Factof funktioniert vollständig auf Ihrem Telefon. Ihre Rechnungen werden nie an einen Server gesendet. Wenn Sie die pain.001-Datei für Ihre Bank erzeugen, entscheiden Sie, wo sie gespeichert wird.

Es kommt vor, dass man dieselbe Rechnung versehentlich zweimal scannt (zum Beispiel eine Mahnung nach dem Original). QR-Factof überwacht das für Sie und warnt Sie, bevor Sie doppelt bezahlen.

Drei Erkennungsstufen

• Exakt — gleiche QR-bill-Referenz und gleicher Betrag: mit grosser Sicherheit dieselbe Zahlung
• Stark — gleicher Gläubiger, gleicher Betrag, nahe Daten: sehr wahrscheinlich ein Duplikat
• Schwach — gleicher Gläubiger und gleicher Betrag, aber andere Referenz: bitte selbst prüfen

Beim Scannen

Erkennt QR-Factof beim Scannen ein Duplikat, erscheint ein Hinweisbanner mit der bereits gespeicherten Rechnung. Sie entscheiden, ob Sie die neue behalten oder verwerfen.

Filter in der Rechnungsliste

Öffnen Sie im Tab Rechnungen die Filterleiste und tippen Sie auf "Duplikate", um nur verdächtige Rechnungen anzuzeigen. So können Sie in Ruhe aufräumen.

Im Zweifelsfall vergleichen Sie die QR-Referenzen, bevor Sie löschen — zwei Rechnungen desselben Anbieters können legitim denselben Betrag haben (zum Beispiel ein monatliches Abo).

Wenn Sie eine Rechnung löschen, wird sie nicht sofort entfernt. Sie wandert in den Papierkorb, wo Sie 30 Tage Zeit haben, sie wiederherzustellen, falls Sie es sich anders überlegen.

Zum Papierkorb gelangen

Öffnen Sie im Tab Rechnungen die Filterleiste und tippen Sie auf "Papierkorb". Die Liste zeigt dann nur die gelöschten Rechnungen.

Löschen oder wiederherstellen

• Wischen Sie eine Rechnung nach links, um sie zu löschen (aus der normalen Liste landet sie im Papierkorb; aus dem Papierkorb wird sie endgültig entfernt)
• Tippen Sie auf eine Rechnung im Papierkorb und dann auf "↩️ Wiederherstellen", um sie zurück in Ihre Rechnungen zu legen
• Tippen Sie oben auf "Papierkorb leeren", um alles auf einmal endgültig zu löschen

Nach 30 Tagen werden Rechnungen im Papierkorb automatisch und endgültig gelöscht. Denken Sie daran, rechtzeitig wiederherzustellen, was Sie behalten möchten.

Eine aus dem Papierkorb entfernte Rechnung lässt sich nicht mehr wiederherstellen — ausser aus einer früheren Sicherung.

QR-Factof kann Ihnen vor jeder Fälligkeit eine Benachrichtigung auf Ihr Telefon senden, damit Sie nicht mehr daran denken müssen. Sie entscheiden, ob Sie diesen Dienst aktivieren oder nicht.

Wann die Erinnerungen kommen

• T-3 — drei Tage vor der Fälligkeit, morgens um 9 Uhr
• T-1 — am Vortag, um 9 Uhr
• Am Tag selbst — am Morgen, um 9 Uhr

Ein- oder ausschalten

Gehen Sie zu Einstellungen → Benachrichtigungen und schalten Sie "Fälligkeitserinnerungen" ein. Beim ersten Mal fragt Ihr Telefon, ob QR-Factof Benachrichtigungen senden darf — bestätigen Sie das.

Die Benachrichtigungen sind zu 100 % lokal: Sie werden von Ihrem Telefon geplant, kein Server ist beteiligt, und niemand erfährt, dass Sie Rechnungen zu bezahlen haben.

Wenn Sie eine Sicherung exportieren, können Sie sie mit einem Passwort schützen. Die Datei wird dann für jeden unlesbar, der das Passwort nicht kennt — selbst wenn jemand sie in die Hände bekommt.

So funktioniert es

QR-Factof verwendet Verschlüsselung auf Bankniveau: AES-256-CBC für den Inhalt, kombiniert mit einem HMAC-Integritätscode zur Erkennung jeglicher Veränderung. Die Datei erhält dann die Endung .enc.factof.

Verschlüsselung aktivieren

• Einstellungen → Sicherung → "Sicherung exportieren"
• Aktivieren Sie "Mit Passwort schützen"
• Wählen Sie ein langes Passwort, das Sie sich merken können
• Bestätigen Sie und speichern Sie die Datei, wo Sie möchten

Wenn Sie das Passwort verlieren, ist die Datei endgültig unlesbar — auch QR-Factof kann nichts tun. Das ist der Preis echter Verschlüsselung. Notieren Sie das Passwort auf Papier an einem sicheren Ort.

Die Verschlüsselung erfolgt lokal auf Ihrem Telefon, bevor die Datei das Gerät verlässt. Ihre Daten gehen nie unverschlüsselt durch einen Drittanbieter.

QR-Factof kann Ihre Sicherungen über den WebDAV-Standard an einen Cloud-Speicher senden, den Sie selbst kontrollieren. Keine Daten laufen über die Server von QR-Factof — die Verbindung geht direkt von Ihrem Telefon zu Ihrer Cloud.

3 vorkonfigurierte Anbieter

• 🔷 Infomaniak kDrive (Schweiz) — ab ca. 6 CHF/Monat für 1 TB, Hosting in der Schweiz, Support auf Deutsch und Französisch. Ideal für ein breites Schweizer Publikum.
• 🇩🇪 Hetzner Storage Box (Deutschland) — ab 3,20 EUR/Monat für 1 TB, DSGVO-konform in der EU, betrieben mit 100 % erneuerbarer Energie. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis pro GB.
• 🌐 Anderes WebDAV — für Nextcloud (selbst gehostet oder bei einem Drittanbieter), Synology NAS, QNAP, ownCloud, mailbox.org oder jeden anderen standardkonformen WebDAV-Server.

Ultra-einfache Konfiguration mit den Presets

Für Infomaniak oder Hetzner müssen Sie nicht mehr die vollständige URL eintippen. Wählen Sie den Anbieter, geben Sie nur Ihre Kennung ein (kDrive-ID für Infomaniak, Kennung uXXXXXX für Hetzner), Ihren Login und Ihr Passwort. Die URL wird automatisch zusammengesetzt und als Vorschau angezeigt.

So finden Sie Ihre Kennung

• Infomaniak: Öffnen Sie kdrive.infomaniak.com → Mein Ordner → die Browser-URL enthält /drive/XXXXXXX/files/ — diese Zahl ist es.
• Hetzner: in Hetzner Robot → Storage Boxes → klicken Sie auf Ihre Box → Reiter Data → die Kennung beginnt mit „u" gefolgt von Ziffern (z. B. u123456).

Kostenlose Alternative: iCloud Drive

Wenn Sie kein kostenpflichtiges Angebot mit WebDAV haben oder einfach die grösstmögliche Einfachheit wünschen, verwenden Sie iCloud Drive: Einstellungen → Sicherung → Sicherung erstellen → „In Dateien sichern" → iCloud Drive → ein Ordner Ihrer Wahl. Automatische Synchronisation zwischen all Ihren Apple-Geräten. Kostenlos im Rahmen der 5 GB, die bei iCloud inklusive sind.

Speicherung der Zugangsdaten

Ihre WebDAV-Zugangsdaten werden im sicheren Schlüsselbund des Systems abgelegt (Keychain iOS / EncryptedSharedPreferences Android). Sie liegen nie im Klartext auf dem Telefon und verlassen das Gerät nie.

Automatischer Versand und Wiederherstellung

Sobald die Synchronisation aktiviert ist, wird jede neue QR-Factof-Sicherung automatisch in Ihre Cloud geschickt — das iOS-Teilen-Fenster erscheint nicht mehr (die Sicherung ist ja bereits in Sicherheit). Zum Wiederherstellen: Einstellungen → Cloud-Synchronisation → „Meine Sicherungen anzeigen" → tippen Sie auf die gewünschte Datei → wählen Sie Zusammenführen oder Ersetzen.

Kombinieren Sie das mit der verschlüsselten Sicherung (AES-256): Selbst Ihr Anbieter kann den Inhalt dann nicht lesen.

⚠️ Infomaniak kDrive: Verwenden Sie Ihre Haupt-E-Mail und Ihr Haupt-Passwort (das für den Manager), nicht ein App-Passwort — diese sind bei Infomaniak nur für Mail gedacht und geben einen 403-Fehler auf kDrive. Für Nextcloud / Synology ist hingegen ein dediziertes App-Passwort empfohlen.

QR-Factof kann eine CSV-Datei (Tabelle) erzeugen, die alle Ihre Rechnungen aus dem gewählten Zeitraum zusammenfasst. Praktisch für Ihren Treuhänder, die Buchhaltung oder einfach für die Übersicht in Excel.

Wo finden Sie das

Tab Bezahlen → Schaltfläche "CSV exportieren". Wählen Sie den Zeitraum und das Format, dann speichern oder teilen Sie die Datei.

Drei Formate zur Auswahl

• Universell — einfache Spalten, kompatibel mit Excel, Numbers oder jeder Tabellenkalkulation
• Banana Contabilità — Buchungsjournal, bereit für den Import in Banana
• Bexio (Lieferanten) — Schema auf Deutsch für den direkten Import in Bexio

Fragen Sie Ihren Treuhänder vor dem ersten Versand, welches Format ihm am besten passt — das spart Hin und Her.

QR-Factof hat (und will) keinen direkten geteilten Zugriff für Ihren Treuhänder — Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Stattdessen schicken Sie ihm jeden Monat eine saubere Datei, die er in seine Buchhaltungssoftware importiert. Einfach und datenschutzfreundlich.

3 Formate zur Wahl je nach Tool

• 📄 Universelles CSV — Excel, Numbers, LibreOffice. Funktioniert überall, lässt sich auch von Hand bearbeiten.
• 📊 CSV Banana Contabilità — Schema direkt importierbar in Banana (in der Schweiz weit verbreitet).
• 🇩🇪 CSV Bexio — Schema direkt importierbar in Bexio (Lieferantenrechnungen).

So machen Sie das jeden Monat

• Tab Bezahlen → Schaltfläche „CSV exportieren"
• Wählen Sie das Format, das zum Tool Ihres Treuhänders passt
• Das iOS-Teilen-Fenster öffnet sich → Mail → schicken Sie ihm die Datei als Anhang
• Oder: speichern Sie sie auf iCloud Drive / kDrive in einem mit ihm geteilten Ordner

Noch besser: die HTML-Seite

Wenn Ihr Treuhänder keine automatisierte Buchhaltung macht und Ihre Rechnungen lieber visuell mit ihren Scans einsieht, nutzen Sie den HTML-Export: Einstellungen → Sicherung → „Als HTML-Seite exportieren". Er erhält eine einzige .html-Datei, die er in jedem Browser öffnet (Mac, PC, Linux) — Suche, Filter und Scans integriert, ohne irgendetwas installieren zu müssen.

💡 Tipp: Erstellen Sie einen geteilten Ordner in Ihrem kDrive oder iCloud Drive und legen Sie die Datei jeden Monat dort ab. Ihr Treuhänder holt sie sich, wenn es ihm passt — Sie müssen nicht mehr daran denken.

⚠️ Kein Modul „Direktzugriff Treuhänder" in QR-Factof. Das ist eine bewusste Entscheidung: ein Backend hinzufügen, das Ihre Rechnungen speichert, damit ein Dritter sie einsieht, würde dem Versprechen der On-Device-Privacy widersprechen. Die exportierte Datei ist einfacher und sicherer.

QR-Factof è un’app svizzera che La aiuta a gestire le Sue fatture senza scartoffie. Fotografi le Sue fatture appena arrivano e le paghi tutte in una volta quando Le fa più comodo.

Tutto funziona direttamente sul Suo telefono, senza inviare i Suoi dati altrove. Le Sue fatture restano da Lei.

Cosa può fare con QR-Factof

• Scansionare le Sue fatture svizzere (con QR-bill)
• Conservare un caveau con tutte le Sue fatture (zero carta)
• Ricevere promemoria prima delle scadenze
• Generare il file di pagamento da importare nella Sua banca
• Seguire le Sue spese per categoria e per mese

Non serve alcuna conoscenza tecnica. Se sa fare una foto, sa usare QR-Factof.

Al primo avvio, QR-Factof Le chiede di creare un codice a 6 cifre. Questo codice protegge le Sue fatture: nessun altro oltre a Lei (e alle persone a cui presta il telefono con il codice) potrà accedervi.

Passaggi

• Scelga un codice a 6 cifre
• Lo digiti di nuovo per confermare
• Autorizzi l’accesso alla fotocamera (per scansionare)
• Autorizzi l’accesso alle foto (per importare dalla galleria)
• È tutto — è pronto per usare QR-Factof

Potrà attivare in seguito la biometria (Face ID / Touch ID su iPhone, Impronta o Riconoscimento facciale su Android) nelle Impostazioni per evitare di digitare il codice ogni volta.

Annoti il Suo codice PIN in un posto sicuro. Se lo dimentica, perderà l’accesso alle Sue fatture (QR-Factof non può recuperarlo, è per la Sua sicurezza).

È il gesto che farà più spesso. Quando riceve una fattura, apra QR-Factof e la scansioni subito, poi metta la carta in una cartella "da pagare" (o la getti se conserva tutto in digitale).

Come scansionare

• Appoggi la fattura su una superficie piatta, idealmente scura e uniforme (tavolo scuro, sottomano, ecc.)
• Eviti di appoggiarla su altri fogli — QR-Factof potrebbe rilevare male i bordi
• Apra QR-Factof, tocchi la scheda Pagare o l’icona Scanner
• Tocchi "Avviare lo scanner"
• Inquadri la fattura A4 intera nello schermo — QR-Factof rileva i bordi automaticamente
• Resti ben fermo — la foto viene scattata da sola quando è immobile

Regolare gli angoli se necessario

Dopo lo scatto, vede i 4 angoli del documento con delle maniglie. Se QR-Factof ha rilevato male (per esempio incluso un po’ di tavolo), trascini semplicemente le maniglie per posizionarle esattamente sugli angoli del foglio. Poi confermi.

Questa regolazione richiede 5 secondi ma garantisce una qualità d’archivio professionale.

Più pagine

Se la Sua fattura ha più pagine, dopo aver confermato la prima, tocchi "+ Pagina" sulla schermata di anteprima. Lo scanner si riavvia e può aggiungere quante pagine vuole. Quando ha finito, tocchi "Termina".

QR-bill svizzera

Se la Sua fattura contiene il QR-code svizzero standard (dal 2022 è obbligatorio), QR-Factof legge automaticamente il nome del creditore, l’importo, l’IBAN e il riferimento. Non deve digitare nulla.

Data di scadenza

QR-Factof prova anche a leggere la data di scadenza con il riconoscimento del testo (OCR). Se è corretta, confermi. Altrimenti, corregga la data nel formato GG.MM.AAAA (per esempio 28.05.2026).

Categoria

Deve scegliere una categoria prima di poter confermare (Energia, Affitto, Telecom, ecc.). Questo permette di seguire le Sue spese per voce nelle Statistiche. Se nessuna va bene, può crearne una nuova in Impostazioni → Categorie.

Alcune fatture non hanno il QR-code svizzero, oppure vuole solo registrare un pagamento senza avere la carta sottomano. In questo caso, usi l’inserimento manuale.

• Tocchi "Scansionare fattura"
• In basso, tocchi "✍️ Inserimento manuale"
• Compili i campi: fornitore, importo, IBAN, data di scadenza, categoria
• Confermi — la fattura appare nella Sua lista

Può anche scattare una foto della fattura in questa modalità per averne una traccia visiva.

La scheda "Fatture" in basso mostra tutte le Sue fatture con il loro stato (in attesa, in ritardo, pagata, ecc.).

Filtrare

I filtri in alto (i piccoli pulsanti arrotondati) mostrano solo certe fatture in base allo stato: Tutte, In ritardo, In attesa, In un lotto, Pagate, ecc.

Cercare

La barra di ricerca permette di trovare una fattura per nome del fornitore, IBAN, riferimento, importo o destinatario — e anche per data: digiti «marzo 2026», «03.2026» o «2026» per vedere solo le fatture di quel periodo (data di pagamento se pagata, altrimenti data di scadenza).

Ordinare

L’icona a destra della ricerca permette di cambiare l’ordinamento: per data, per importo o per nome.

Raggruppare per mese o anno

Scelga "Mese" o "Anno" nella barra sotto la ricerca per raggruppare le Sue fatture con separatori (per esempio "maggio 2026 · 7 fatture").

Vedere il dettaglio

Tocchi una fattura per vedere tutti i dettagli: importo, scadenza, IBAN, scansione, categoria, ecc. Da questa schermata può modificare, eliminare, aggiungere al lotto di pagamento, vedere/stampare la scansione o esportare la fattura in PDF.

QR-Factof non paga direttamente (la Sua banca mantiene il controllo). Ma genera un file con tutti i Suoi pagamenti, che importerà poi nel Suo e-banking in pochi clic.

Passo 1: Preparare il lotto

• Tocchi la scheda "Pagare"
• Selezioni le fatture che vuole pagare questa volta (o tocchi "Seleziona tutto")
• Il totale appare in basso

Passo 2: Scegliere il conto e generare

Se ha più conti bancari, tocchi «Cambia ▾» sulla scheda del conto per scegliere da quale pagare. Poi tocchi "⬇️ Generare il file pain.001 XML".

Appare un riepilogo di sicurezza (numero di pagamenti, totale, conto addebitato). Può «Verificare ogni pagamento» uno per uno, oppure confermare direttamente. QR-Factof crea quindi un file in formato ISO 20022 (lo standard svizzero per i pagamenti), da salvare sul dispositivo o inviare via email.

Passo 3: Importare nel Suo e-banking

Si colleghi alla Sua banca (PostFinance, UBS, Raiffeisen, ecc.) dal computer o da un altro telefono, e cerchi l’opzione "Importare un file di pagamento" o "ISO 20022". Importi il file pain.001 e confermi.

Il pulsante "📖 Guida per banca" in QR-Factof Le mostra i passaggi specifici per le principali banche svizzere.

Passo 4: Confermare

Una volta che la Sua banca ha elaborato i pagamenti (di solito in giornata o il giorno dopo), torni in QR-Factof e tocchi "✅ Pagamenti effettuati — Confermare". Le Sue fatture passano allo stato "Pagata".

QR-Factof veglia per Lei. La scheda Avvisi (icona campanella in alto a destra nella schermata principale) elenca tutte le azioni importanti:

• Fatture in ritardo (scadenza superata) — in rosso
• Fatture da pagare entro 3 giorni — in arancione
• Fatture la cui scadenza arriva nella settimana — in giallo
• Lotti di pagamento da confermare — in arancione

Tocchi un avviso per aprire direttamente la fattura interessata e agire.

Il numero sulla campanella indica il numero di azioni urgenti. Quando sparisce, è in pari.

La scheda Statistiche Le dà una visione d’insieme dei Suoi pagamenti.

Scegliere il periodo

In alto, selezioni Mese, Trim. o Anno. Usi le frecce ‹ › appena sotto per navigare verso un periodo precedente o successivo (es. «Aprile 2026») — passato o futuro; tocchi l’etichetta centrale per tornare al periodo corrente. Tutte le carte si aggiornano automaticamente.

Le carte principali

• ✅ Pagato: quanto ha regolato sul periodo, con confronto rispetto al periodo precedente
• ⏳ Da pagare: quanto resta da regolare al momento
• 🏢 Top creditori: i 10 fornitori a cui paga di più
• 📂 Per categoria: la ripartizione delle Sue spese per voce
• 📅 Tempo medio: la Sua abitudine di pagamento (in anticipo, puntuale, in ritardo)

Donut interattivo

In fondo, il donut mostra la ripartizione visiva per categoria. Tocchi direttamente un segmento (o una categoria nella legenda) per vedere il dettaglio delle fatture di quella categoria.

Cambiare valuta

Se ha fatture in EUR, passi con il selettore CHF / EUR in alto.

QR-Factof propone una categoria "Predefinita", ma può creare le Sue categorie (Energia, Affitto, Garage, Salute, Animali, ecc.).

• Impostazioni → Categorie → Gestire le mie categorie
• Tocchi "+ Aggiungere" per crearne una nuova
• Scelga un nome, un colore, un’emoji
• Per eliminare, faccia scorrere la categoria verso sinistra

Pensi alle Sue vere spese ricorrenti: ciò che torna ogni mese. Più le Sue categorie sono parlanti per Lei, più utili saranno le Statistiche.

Lingua

QR-Factof è disponibile in 4 lingue: Français, Deutsch, Italiano, English. Scelga in Impostazioni → Lingua. Il cambio è immediato.

Profilo

Le Sue informazioni (nome, cognome, email, indirizzo) servono a precompilare il file di pagamento pain.001 come debitore; il Suo nome personalizza anche il benvenuto («Ciao …»). Da compilare una sola volta.

Conti bancari

Aggiunga il o i conti (IBAN) con cui paga le Sue fatture. Può registrarne più di uno, definirne uno predefinito, modificarli o eliminarli. Indispensabile per generare il file pain.001.

Sicurezza

Può cambiare il Suo codice PIN in qualsiasi momento. Attivi anche la biometria (Face ID / Touch ID su iPhone, Impronta su Android) se il Suo telefono lo permette.

Backup

Esporti regolarmente le Sue fatture in un file di backup, da conservare su iCloud Drive o su una chiavetta USB. Veda la sezione "Salvare i Suoi dati".

Abbonamento

Il piano attuale e i suoi vantaggi.

Le Sue fatture vivono sul Suo telefono. Se lo perde, lo rompe o lo cambia, rischia di perdere tutto. Il backup è la Sua rete di sicurezza — prenda l’abitudine di farne uno dopo ogni sessione importante.

Tre formati a scelta

• 💾 Backup .factof — il formato completo, da usare per ripristinare QR-Factof su un altro telefono. Contiene tutto: fatture, scansioni, parametri.
• 🌐 Pagina HTML — un unico file .html leggibile su Mac/PC in qualsiasi browser, senza QR-Factof. Ricerca, filtri e scansioni integrati. Ideale per il Suo fiduciario o per archiviare.
• 📄 Esportazione PDF — per archiviare una fattura precisa (dalla sua scheda) o un intero anno (Impostazioni → Backup → «Esporta un anno in PDF»). Scansioni integrate, leggibile ovunque. PDF standard (non un PDF/A certificato), ampiamente sufficiente per conservare e trasmettere a un fiduciario.

Creare un backup

• Vada in Impostazioni → Backup
• Tocchi "Creare un backup" (formato .factof) o "Esportare in pagina HTML" (formato leggibile)
• Attenda qualche secondo
• La finestra di condivisione iOS si apre
• Scelga dove conservarlo

Dove conservare il Suo backup?

• ☁️ iCloud (iPhone) o Google Drive (Android) — consigliato: dalla finestra di condivisione, scelga "Salva in File" / "Salva in Drive". Accessibile dagli altri Suoi dispositivi.
• ✉️ Mail — lo invii al Suo indirizzo. Copia fuori dal cloud principale.
• 🔌 Chiavetta USB — colleghi una chiavetta USB-C / Lightning al telefono, scelga di salvarlo nella chiavetta tramite il selettore di file.
• 📡 AirDrop (iPhone) o Nearby Share (Android) — verso il Suo Mac, PC o un altro telefono.

Un numero univoco per ogni backup

Ogni backup riceve un numero leggibile (per esempio FCT-2026-05-A1B2). Questo numero è anche iscritto in ogni fattura salvata: dalla scheda di una fattura, vede subito « questa fattura è nel backup FCT-2024-03-XYZ su iCloud ». Cinque anni dopo, saprà esattamente dove cercare.

Una copia locale viene conservata automaticamente sul Suo telefono (lista "Backup locali su questo dispositivo"). Ma non ci faccia affidamento: se perde il telefono, perde anche questa copia. Conservi sempre una copia altrove (cloud o chiavetta USB).

Ripristinare un backup

Sta cambiando iPhone o ha reinstallato l’app? Ripristini il Suo backup con due tap:

• Vada in Impostazioni → Backup
• Tocchi "Ripristinare un backup"
• Scelga il file .factof da File (iCloud, chiavetta USB…)
• Scelga Unisci (aggiunge solo ciò che manca, non tocca l’esistente) o Sostituisci (cancella tutto e ripristina dal backup)
• È finito — tutte le Sue fatture e le loro scansioni sono ripristinate

In modalità "Sostituisci", i Suoi dati attuali vengono cancellati prima del ripristino. In modalità "Unisci", nulla viene toccato — solo le nuove fatture vengono aggiunte. Se ha dubbi, scelga Unisci, è più sicuro.

Con quale frequenza salvare?

QR-Factof Le ricorda automaticamente di salvare se sono passati più di 30 giorni o se ha fatture mai salvate. Vedrà l’avviso nella campanella in alto a destra della schermata principale.

• Dopo ogni sessione di scansione di più fatture
• Prima di un viaggio (durante il quale rischia di perdere il telefono)
• Prima dell’aggiornamento dell’app o del sistema (iOS / Android)
• Almeno una volta al mese

Il file .factof contiene TUTTO: le Sue fatture, le loro scansioni in immagine, i Suoi parametri, le Sue categorie personalizzate. Può conservarne più versioni (una al mese per esempio) per tornare indietro.

🧹 Pulizia automatica: QR-Factof conserva i backup più recenti (gli ultimi 10 sul dispositivo, gli ultimi 30 sul Suo cloud) ed elimina i più vecchi, per non saturare lo spazio. Può anche pulire manualmente da Impostazioni → Sincronizzazione cloud → «Pulisci i vecchi backup». Le Sue fatture nell’app non vengono mai toccate — solo i vecchi file di backup.

Ha PDF o foto di fatture più vecchie (sul Suo Mac, in una email, su una chiavetta USB del 2022…)? Può importarle in QR-Factof per ritrovarle tutte nello stesso posto.

3 sorgenti possibili

• 📷 Foto — la galleria nativa del Suo telefono. Per le fatture che ha fotografato di recente.
• 📁 File — l’app File di iOS o l’app Files di Android. Accede a iCloud Drive, Google Drive, OneDrive, Download, chiavetta USB, ecc.
• ☁️ Il mio cloud — un selettore integrato che dialoga direttamente con il Suo server WebDAV configurato (Infomaniak kDrive, Hetzner Storage Box, Nextcloud, Synology…). Vantaggio: funziona allo stesso modo su iOS e Android, senza dipendere dall’app cloud installata sul Suo telefono.

Procedura

• Tocchi il grosso pulsante rosso « 💳 Pagare / Scansionare » in basso allo schermo
• Tocchi « 📄 Importare un PDF / foto esistente »
• Scelga la sorgente nella finestra che si apre
• Selezioni il Suo file — l’estrazione OCR/QR-bill si avvia automaticamente
• Verifichi/completi le informazioni precompilate
• Scelga « ✅ Archiviata » se la fattura è già pagata, « ⏳ Da pagare » altrimenti
• Tocchi « 📥 Importare in QR-Factof »

💡 « Il mio cloud » è particolarmente utile su Android, dove l’app File può avere problemi con alcuni fornitori cloud (file salvati solo online, quindi inaccessibili). Passando da « Il mio cloud », Lei aggira questo problema perché QR-Factof scarica il PDF direttamente via WebDAV.

Quante vecchie fatture importare?

Decide Lei. Può importare solo le fatture importanti (assicurazioni, energia, grossi acquisti…) o migrare tutto se vuole un caveau completo su 10 anni. Lo faccia gradualmente, 10 minuti a sera davanti alla TV.

Lo sfondo fa tutto

Appoggi la Sua fattura su una superficie scura e uniforme (tavolo scuro, tela nera, vassoio). Il contrasto tra la carta bianca e lo sfondo scuro permette a QR-Factof di rilevare perfettamente i 4 angoli.

Eviti: altri fogli intorno, calendario colorato, superficie molto lucida.

La luce

Eviti le ombre dure (lampada diretta da un lato). Una luce diffusa (accanto a una finestra di giorno, o più lampade) dà il miglior risultato.

La distanza

Tenga il telefono a circa 30-40 cm sopra il documento. Abbastanza vicino perché il testo sia nitido, abbastanza lontano per avere la fattura intera nell’inquadratura.

La stabilità

Appoggi i gomiti sul tavolo o sulle gambe per evitare il tremolio. QR-Factof rifiuta automaticamente le immagini sfocate e Le chiede di ri-scansionare.

L’app rifiuta la mia scansione dicendo che è sfocata

Cerchi più luce, appoggi il telefono in modo più stabile. Se davvero non può fare meglio, tocchi "Mantieni comunque" — è solo un avviso, non un errore.

Lo scanner non rileva la QR-bill

Verifichi che il QR-code svizzero standard (croce al centro) sia ben nell’inquadratura, senza riflesso né piega. Se il QR non viene letto, può comunque inserire la fattura manualmente.

Voglio correggere una fattura dopo la conferma

Vada sulla scheda Fatture, tocchi la fattura interessata, poi "✏️ Modificare (importo, categoria)".

Ho eliminato una fattura per errore

Se ha un backup recente, lo ripristini da Impostazioni → Backup. Questo sostituirà i Suoi dati attuali con quelli del backup, quindi la Sua fattura eliminata per errore riapparirà. È anche per questo genere di situazioni che il backup regolare è prezioso.

Ho dimenticato il mio codice PIN

Per ragioni di sicurezza, QR-Factof non può recuperare un codice PIN dimenticato. Dovrà disinstallare e reinstallare l’app — tutti i Suoi dati andranno persi. Per questo è molto importante annotare il codice in un luogo sicuro.

I miei dati sono condivisi con qualcuno?

No. QR-Factof funziona interamente sul Suo telefono. Le Sue fatture non vengono mai inviate a un server. Quando genera il file pain.001 per la Sua banca, è Lei a decidere dove salvarlo.

Capita di scansionare per sbaglio la stessa fattura due volte (ad esempio un sollecito ricevuto per posta dopo l’originale). QR-Factof tiene d’occhio queste situazioni e La avvisa prima che paghi due volte.

Tre livelli di rilevamento

• Esatto — stessa referenza QR-bill e stesso importo: quasi sicuramente lo stesso pagamento
• Forte — stesso creditore, stesso importo, date vicine: duplicato molto probabile
• Debole — stesso creditore e stesso importo ma referenza diversa: da verificare di persona

Al momento della scansione

Se QR-Factof riconosce un duplicato durante la scansione, appare un avviso con la fattura già registrata. Decide Lei se tenere la nuova o ignorarla.

Filtro nell’elenco fatture

Nella scheda Fatture, apra il pannello dei filtri e tocchi "Duplicati" per vedere solo le fatture sospette. Potrà così fare ordine con calma.

In caso di dubbio, confronti le referenze QR prima di eliminare — due fatture dello stesso fornitore possono legittimamente avere lo stesso importo (un abbonamento mensile, ad esempio).

Quando elimina una fattura, non viene cancellata subito. Va nel Cestino, dove ha 30 giorni per recuperarla se cambia idea.

Accedere al cestino

Nella scheda Fatture apra il pannello dei filtri e tocchi "Cestino". L’elenco mostrerà solo le fatture eliminate.

Eliminare o ripristinare

• Scorra una fattura verso sinistra per eliminarla (dall’elenco normale finisce nel cestino; dal cestino viene cancellata definitivamente)
• Tocchi una fattura nel cestino e poi "↩️ Ripristinare" per rimetterla tra le Sue fatture
• Tocchi "Svuota cestino" in alto per cancellare tutto definitivamente in una volta sola

Dopo 30 giorni, le fatture nel cestino vengono eliminate automaticamente e definitivamente. Si ricordi di ripristinare per tempo ciò che intende conservare.

Una fattura rimossa dal cestino non può più essere recuperata — salvo da un backup precedente.

QR-Factof può inviarLe una notifica sul telefono prima di ogni scadenza, così non dovrà più pensarci. Decide Lei se attivare questo servizio.

Quando arrivano i promemoria

• G-3 — tre giorni prima della scadenza, alle 9 del mattino
• G-1 — il giorno prima, alle 9
• Il giorno stesso — al mattino, alle 9

Attivare o disattivare

Vada in Impostazioni → Notifiche e attivi l’interruttore "Promemoria di scadenza". La prima volta, il telefono Le chiederà se autorizza QR-Factof a inviare notifiche — accetti.

Le notifiche sono al 100% locali: vengono pianificate dal Suo telefono, nessun server è coinvolto e nessuno sa che ha fatture da pagare.

Quando esporta un backup, può proteggerlo con una password. Il file diventa allora illeggibile per chiunque non conosca questa password, anche se qualcuno se ne impossessasse.

Come funziona

QR-Factof usa una cifratura di livello bancario: AES-256-CBC per il contenuto, combinato con un codice di integrità HMAC per rilevare qualsiasi alterazione. Il file riceve l’estensione .enc.factof.

Attivare la cifratura

• Impostazioni → Backup → "Esportare backup"
• Attivi "Proteggere con password"
• Scelga una password lunga che possa ricordare
• Confermi e salvi il file dove preferisce

Se perde la password, il file è definitivamente illeggibile — nemmeno QR-Factof può fare nulla. È il prezzo di una vera cifratura. Annoti la password su carta in un luogo sicuro.

La cifratura avviene localmente sul telefono, prima che il file lasci il dispositivo. I Suoi dati non transitano mai in chiaro da un servizio terzo.

QR-Factof può inviare i Suoi backup verso uno spazio di archiviazione cloud che controlla Lei, tramite lo standard WebDAV. Nessun dato transita dai server di QR-Factof — la connessione va direttamente dal Suo telefono al Suo cloud.

3 fornitori preconfigurati

• 🔷 Infomaniak kDrive (Svizzera) — da circa 6 CHF/mese per 1 TB, hosting in Svizzera, supporto in francese e italiano. Ideale per il grande pubblico della Svizzera italiana e romanda.
• 🇩🇪 Hetzner Storage Box (Germania) — da 3,20 EUR/mese per 1 TB, conforme GDPR UE, alimentato al 100 % con energia rinnovabile. Il miglior rapporto prezzo/GB.
• 🌐 Altro WebDAV — per Nextcloud (auto-ospitato o presso un fornitore terzo), Synology NAS, QNAP, ownCloud, mailbox.org o qualsiasi server WebDAV standard.

Configurazione ultra-semplice con i preset

Per Infomaniak o Hetzner non deve più digitare l’URL completo. Selezioni il fornitore, inserisca solo il Suo identificativo (ID kDrive per Infomaniak, identificativo uXXXXXX per Hetzner), il Suo login e la Sua password. L’URL viene costruito automaticamente e mostrato in anteprima.

Trovare il proprio identificativo

• Infomaniak: apra kdrive.infomaniak.com → La mia cartella → l’URL del browser contiene /drive/XXXXXXX/files/ — è quel numero.
• Hetzner: da Hetzner Robot → Storage Boxes → clicchi sulla Sua box → scheda Data → l’identificativo inizia con « u » seguito da cifre (es. u123456).

Alternativa gratuita: iCloud Drive

Se non ha un’offerta a pagamento con WebDAV, o se vuole la massima semplicità, usi iCloud Drive: Impostazioni → Backup → Crea un backup → « Salva in File » → iCloud Drive → una cartella a Sua scelta. Sincronizzazione automatica tra tutti i Suoi dispositivi Apple. Gratuito entro il limite dei 5 GB inclusi in iCloud.

Conservazione delle credenziali

Le Sue credenziali WebDAV sono custodite nel portachiavi sicuro del sistema (Keychain iOS / EncryptedSharedPreferences Android). Non sono mai in chiaro sul telefono e non lasciano mai il dispositivo.

Invio automatico e ripristino

Una volta attivata la sincronizzazione, ogni nuovo backup QR-Factof viene inviato automaticamente verso il Suo cloud — la finestra di condivisione iOS non appare più (visto che il backup è già al sicuro). Per ripristinare: Impostazioni → Sincronizzazione cloud → « Vedi i miei backup » → tocchi il file desiderato → scelga Unisci o Sostituisci.

Combini con il backup cifrato (AES-256): nemmeno il Suo fornitore può leggerne il contenuto.

⚠️ Infomaniak kDrive: usi la Sua e-mail principale di accesso Infomaniak e la Sua password principale (quella per il Manager), non una password applicazione — su Infomaniak queste sono limitate a Mail e danno un errore 403 su kDrive. Per Nextcloud / Synology è invece consigliata una password applicazione dedicata.

QR-Factof può generare un file CSV (foglio di calcolo) che raccoglie tutte le Sue fatture nel periodo scelto. Pratico per il Suo fiduciario, la contabilità o un semplice controllo in Excel.

Dove trovarlo

Scheda Pagare → pulsante "Esportare CSV". Scelga il periodo e il formato, poi salvi o condivida il file.

Tre formati a scelta

• Universale — colonne semplici compatibili con Excel, Numbers o qualsiasi foglio di calcolo
• Banana Contabilità — giornale di scritture contabili pronto da importare in Banana
• Bexio (fornitori) — schema in tedesco per l’importazione diretta in Bexio

Chieda al Suo fiduciario quale formato gli è più comodo prima del primo invio: eviterà andirivieni.

QR-Factof non ha (e non vuole avere) un accesso diretto condiviso con il Suo fiduciario — i Suoi dati restano da Lei. Al posto, gli trasmette un file pulito ogni mese, che lui importa nel suo software di contabilità. Semplice e rispettoso della privacy.

3 formati a scelta secondo il suo strumento

• 📄 CSV Universale — Excel, Numbers, LibreOffice. Funziona ovunque, può essere modificato a mano.
• 📊 CSV Banana Contabilità — schema direttamente importabile in Banana (molto usato in Svizzera).
• 🇩🇪 CSV Bexio — schema direttamente importabile in Bexio (fatture fornitori).

Come fare ogni mese

• Scheda Pagare → pulsante « Esportare CSV »
• Scelga il formato adatto allo strumento del Suo fiduciario
• La finestra di condivisione iOS si apre → Mail → gli invii il file in allegato
• Oppure: salvi su iCloud Drive / kDrive in una cartella condivisa con lui

Ancora meglio: la pagina HTML

Se il Suo fiduciario non fa contabilità automatizzata e preferisce consultare le Sue fatture con le loro scansioni visivamente, usi l’esportazione HTML: Impostazioni → Backup → « Esportare in pagina HTML ». Riceve un solo file .html che apre in qualsiasi browser (Mac, PC, Linux) — ricerca, filtri e scansioni integrati, senza installare nulla.

💡 Suggerimento: crei una cartella condivisa nel Suo kDrive o iCloud Drive, e vi depositi il file ogni mese. Il Suo fiduciario lo recupera quando gli fa comodo, Lei non deve più pensarci.

⚠️ Nessun modulo « accesso diretto fiduciario » in QR-Factof. È una scelta voluta: aggiungere un backend che ospiti le Sue fatture perché un terzo le consulti contraddirebbe la promessa di privacy on-device. Il file esportato è più semplice e più sicuro.

QR-Factof is a Swiss app that helps you manage your invoices without paperwork. You take a photo of your invoices as soon as they arrive, and you pay them all at once whenever it suits you.

Everything runs directly on your phone, without sending your data anywhere else. Your invoices stay with you.

What you can do with QR-Factof

• Scan your Swiss invoices (with QR-bill)
• Keep a vault of all your invoices (zero paper)
• Receive reminders before due dates
• Generate the payment file to import into your bank
• Track your spending by category and by month

No technical knowledge is required. If you can take a photo, you can use QR-Factof.

On first launch, QR-Factof asks you to create a 6-digit code. This code protects your invoices: no one but you (and the people you lend the phone to along with the code) can access them.

Steps

• Choose a 6-digit code
• Type the same code again to confirm
• Allow access to the camera (for scanning)
• Allow access to photos (to import from the gallery)
• That’s all — you are ready to use QR-Factof

You can later turn on biometrics (Face ID / Touch ID on iPhone, Fingerprint or Face Unlock on Android) in Settings to avoid retyping the code every time.

Write your PIN down somewhere safe. If you forget it, you will lose access to your invoices (QR-Factof cannot recover it, for your security).

This is the action you will do most often. When you receive an invoice, open QR-Factof and scan it right away, then file the paper in a "to pay" folder (or throw it out if you keep everything digital).

How to scan

• Place the invoice on a flat surface, ideally dark and plain (dark table, desk mat, etc.)
• Avoid placing it on other papers — QR-Factof may then misdetect the edges
• Open QR-Factof, tap the Pay tab or the Scanner icon
• Tap "Start scanner"
• Frame the whole A4 invoice in the screen — QR-Factof detects the edges automatically
• Hold still — the photo is taken on its own when you are steady

Adjust the corners if needed

After the photo, you see the 4 corners of the document with handles. If QR-Factof misdetected (for example included a bit of the table), simply drag the handles to place them exactly on the paper corners. Then confirm.

This adjustment takes 5 seconds but guarantees professional archive quality.

Multiple pages

If your invoice has several pages, after confirming the first one, tap "+ Page" on the preview screen. The scanner restarts and you can add as many pages as needed. When you are done, tap "Finish".

Swiss QR-bill

If your invoice contains the standard Swiss QR code (mandatory since 2022), QR-Factof automatically reads the creditor’s name, the amount, the IBAN and the reference. You have nothing to enter.

Due date

QR-Factof also tries to read the due date with text recognition (OCR). If it is correct, confirm. Otherwise, correct the date in the format DD.MM.YYYY (for example 28.05.2026).

Category

You must choose a category before you can confirm (Energy, Rent, Telecom, etc.). This lets you track your spending by line item in the Statistics. If none fits, you can create a new one in Settings → Categories.

Some invoices don’t have a Swiss QR code, or you just want to record a payment without having the paper on hand. In that case, use manual entry.

• Tap "Scan invoice"
• At the bottom, tap "✍️ Manual entry"
• Fill in the fields: supplier, amount, IBAN, due date, category
• Confirm — the invoice appears in your list

You can also take a photo of the invoice in this mode to keep a visual record.

The "Invoices" tab at the bottom shows all your invoices with their status (pending, overdue, paid, etc.).

Filter

The filter buttons at the top (the small rounded buttons) show only certain invoices by status: All, Overdue, Pending, In a batch, Paid, etc.

Search

The search bar lets you find an invoice by supplier name, IBAN, reference, amount or recipient — and also by date: type "March 2026", "03.2026" or "2026" to see only the invoices for that period (payment date if paid, otherwise due date).

Sort

The icon to the right of the search lets you change the sort: by date, by amount or by name.

Group by month or year

Choose "Month" or "Year" in the bar below the search to group your invoices with separators (for example "May 2026 · 7 invoices").

See details

Tap an invoice to see all its details: amount, due date, IBAN, scan, category, etc. From this screen you can edit, delete, add to the payment batch, view/print the scan, or export the invoice as a PDF.

QR-Factof does not pay directly (your bank keeps control). But it generates a file containing all your payments, which you then import into your e-banking in a few clicks.

Step 1: Prepare the batch

• Tap the "Pay" tab
• Tick the invoices you want to pay this time (or tap "Select all")
• The total appears at the bottom

Step 2: Choose the account and generate

If you have several bank accounts, tap "Change ▾" on the account card to choose which one to pay from. Then tap "⬇️ Generate the pain.001 XML file".

A safety summary appears (number of payments, total, debit account). You can "Check each payment" one by one, or confirm directly. QR-Factof then creates a file in ISO 20022 format (the Swiss standard for payments), to save on your device or send by email.

Step 3: Import into your e-banking

Sign in to your bank (PostFinance, UBS, Raiffeisen, etc.) from your computer or another phone, and look for the option "Import a payment file" or "ISO 20022". Import the pain.001 file and confirm.

The "📖 Bank guide" button in QR-Factof shows you the specific steps for the main Swiss banks.

Step 4: Confirm

Once your bank has processed the payments (usually the same day or the next day), come back to QR-Factof and tap "✅ Payments done — Confirm". Your invoices move to "Paid" status.

QR-Factof keeps watch for you. The Alerts tab (bell icon at the top right of the home screen) lists all important actions:

• Overdue invoices (past due date) — in red
• Invoices due within 3 days — in orange
• Invoices due within the week — in yellow
• Payment batches to confirm — in orange

Tap an alert to open the related invoice directly and act.

The number on the bell shows how many urgent actions you have. When it disappears, you are up to date.

The Stats tab gives you an overview of your payments.

Choose the period

At the top, select Month, Qtr. or Year. Use the ‹ › arrows just below to navigate to a previous or next period (e.g. "April 2026") — past or future; tap the centre label to return to the current period. All the cards refresh automatically.

The main cards

• ✅ Paid: how much you settled over the period, compared with the previous period
• ⏳ To pay: how much is still to settle right now
• 🏢 Top creditors: the 10 suppliers you pay the most
• 📂 By category: the breakdown of your spending by line item
• 📅 Average delay: your payment habit (early, on time, late)

Interactive donut

At the very bottom, the donut shows the visual breakdown by category. Tap a segment directly (or a category in the legend) to see the invoices in that category in detail.

Change currency

If you have invoices in EUR, switch with the CHF / EUR selector at the top.

QR-Factof offers a "Default" category, but you can create your own categories (Energy, Rent, Garage, Health, Pets, etc.).

• Settings → Categories → Manage my categories
• Tap "+ Add" to create a new one
• Choose a name, a color, an emoji
• To delete, swipe the category to the left

Think about your real recurring expenses: what comes back every month. The more meaningful your categories are to you, the more useful the Statistics will be.

Language

QR-Factof is available in 4 languages: Français, Deutsch, Italiano, English. Choose in Settings → Language. The change is immediate.

Profile

Your details (first name, last name, email, address) are used to prefill the pain.001 payment file as the debtor; your first name also personalises the greeting ("Hello …"). To be filled in only once.

Bank accounts

Add the account(s) (IBAN) you use to pay your invoices. You can save several, set one as default, edit or delete them. Required to generate the pain.001 file.

Security

You can change your PIN at any time. Also turn on biometrics (Face ID / Touch ID on iPhone, Fingerprint on Android) if your phone supports it.

Backup

Regularly export your invoices into a backup file, kept on iCloud Drive or on a USB stick. See the "Back up your data" section.

Subscription

The current plan and its benefits.

Your invoices live on your phone. If you lose it, break it, or replace it, you risk losing everything. The backup is your safety net — make a habit of creating one after every important session.

Three formats to choose from

• 💾 .factof backup — the full format, to restore QR-Factof on another phone. Contains everything: invoices, scans, settings.
• 🌐 HTML page — a single .html file readable on Mac/PC in any browser, without QR-Factof. Search, filters and scans built in. Ideal for your accountant or for archiving.
• 📄 PDF export — to archive a specific invoice (from its detail screen) or a whole year (Settings → Backup → "Export a year as PDF"). Scans built in, readable anywhere. Standard PDF (not a certified PDF/A), more than enough to keep and hand to an accountant.

Create a backup

• Go to Settings → Backup
• Tap "Create a backup" (.factof format) or "Export as HTML page" (readable format)
• Wait a few seconds
• The iOS share sheet opens
• Choose where to keep it

Where to keep your backup?

• ☁️ iCloud (iPhone) or Google Drive (Android) — recommended: from the share sheet, choose "Save to Files" / "Save to Drive". Accessible from your other devices.
• ✉️ Mail — send it to your own address. A copy outside the main cloud.
• 🔌 USB stick — plug a USB-C / Lightning stick into the phone, choose to save it on the stick via the file picker.
• 📡 AirDrop (iPhone) or Nearby Share (Android) — to your Mac, PC or another phone.

A unique number for each backup

Every backup is given a readable number (for example FCT-2026-05-A1B2). This number is also recorded in each saved invoice: from an invoice card, you immediately see « this invoice is in backup FCT-2024-03-XYZ on iCloud ». Five years from now, you will know exactly where to look.

A local copy is automatically kept on your phone (list "Local backups on this device"). But don’t rely on it: if you lose the phone, you also lose this copy. Always keep a copy elsewhere (cloud or USB stick).

Restore a backup

Switching to a new iPhone or reinstalling the app? Restore your backup in two taps:

• Go to Settings → Backup
• Tap "Restore a backup"
• Choose the .factof file from Files (iCloud, USB stick…)
• Choose Merge (only adds what is missing, leaves existing data alone) or Replace (wipes everything and restores from the backup)
• Done — all your invoices and their scans are restored

In "Replace" mode, your current data is wiped before restore. In "Merge" mode, nothing is touched — only new invoices are added. If unsure, choose Merge — it is safer.

How often should you back up?

QR-Factof automatically reminds you to back up if more than 30 days have passed or if you have invoices that were never backed up. You will see the alert in the bell at the top right of the home screen.

• After each session of scanning several invoices
• Before a trip (when you might lose the phone)
• Before updating the app or the system (iOS / Android)
• At least once a month

The .factof file contains EVERYTHING: your invoices, their image scans, your settings, your custom categories. You can keep multiple versions (one per month for example) to roll back.

🧹 Automatic cleanup: QR-Factof keeps the most recent backups (the last 10 on the device, the last 30 on your cloud) and deletes the oldest, so it never fills up your storage. You can also clean up manually via Settings → Cloud sync → "Clean up old backups". Your invoices in the app are never touched — only old backup files.

Do you have PDFs or photos of older invoices (on your Mac, in an email, on a USB stick from 2022…)? You can import them into QR-Factof to find them all in the same place.

3 possible sources

• 📷 Photos — your phone’s native gallery. For invoices you’ve photographed recently.
• 📁 Files — the Files app on iOS or the Files app on Android. Access iCloud Drive, Google Drive, OneDrive, Downloads, USB stick, etc.
• ☁️ My cloud — built-in picker that talks directly to your configured WebDAV server (Infomaniak kDrive, Hetzner Storage Box, Nextcloud, Synology…). Advantage: works identically on iOS and Android, without depending on the cloud app installed on your phone.

Steps

• Tap the big red « 💳 Pay / Scan » button at the bottom of the screen
• Tap « 📄 Import an existing PDF / photo »
• Choose the source in the window that opens
• Select your file — OCR/QR-bill extraction starts automatically
• Check/complete the pre-filled details
• Choose « ✅ Archived » if the invoice is already paid, « ⏳ To pay » otherwise
• Tap « 📥 Import into QR-Factof »

💡 « My cloud » is especially useful on Android, where the Files app can have trouble with some cloud providers (files stored only online are then unreachable). Going through « My cloud » avoids this problem because QR-Factof downloads the PDF directly via WebDAV.

How many old invoices should you import?

Up to you. You can import only the important invoices (insurance, energy, big purchases…) or migrate everything if you want a complete 10-year vault. Do it gradually, 10 minutes per evening in front of the TV.

The background is everything

Place your invoice on a dark and plain surface (dark table, black cloth, tray). The contrast between the white paper and the dark background lets QR-Factof detect the 4 corners perfectly.

Avoid: other papers around, a colorful calendar, a very glossy surface.

The light

Avoid hard shadows (direct lamp from one side). Diffuse light (next to a window during the day, or several lamps) gives the best result.

The distance

Hold the phone about 30-40 cm above the document. Close enough so the text is sharp, far enough to have the whole invoice in the frame.

Stability

Rest your elbows on the table or on your legs to avoid shake. QR-Factof automatically rejects blurry images and asks you to re-scan.

The app rejects my scan saying it is blurry

Look for more light, hold your phone more steadily. If you really can’t do better, tap "Keep anyway" — it is only a warning, not an error.

The scanner doesn’t detect the QR-bill

Check that the standard Swiss QR code (cross in the center) is well within the frame, without reflection or fold. If the QR is not read, you can still use the invoice with manual entry.

I want to correct an invoice after confirming

Go to the Invoices tab, tap the relevant invoice, then "✏️ Edit (amount, category)".

I deleted an invoice by mistake

If you have a recent backup, restore it from Settings → Backup. This will replace your current data with the backup, so your mistakenly deleted invoice will come back. This is also why regular backups are so valuable.

I forgot my PIN

For security reasons, QR-Factof cannot recover a forgotten PIN. You will have to uninstall and reinstall the app — all your data will be lost. This is why it is very important to write the code down somewhere safe.

Is my data shared with anyone?

No. QR-Factof runs entirely on your phone. Your invoices are never sent to a server. When you generate the pain.001 file for your bank, you decide where to save it.

It happens to everyone — you scan the same invoice twice (for instance, a reminder received by post after the original). QR-Factof watches out for this and warns you before you pay twice.

Three detection levels

• Exact — same QR-bill reference and same amount: almost certainly the same payment
• Strong — same creditor, same amount, dates close to each other: very likely a duplicate
• Weak — same creditor and same amount but different reference: please double-check yourself

At scan time

If QR-Factof spots a duplicate while scanning, an alert banner appears showing the invoice already on file. You decide whether to keep the new one or discard it.

Filter in the invoices list

In the Invoices tab, open the filters sheet and tap "Duplicates" to see only the suspicious invoices. You can then clean up at your own pace.

When in doubt, compare the QR references before deleting — two invoices from the same supplier can legitimately have the same amount (a monthly subscription, for example).

When you delete an invoice, it is not erased right away. It moves to the Trash, where you have 30 days to bring it back if you change your mind.

Reaching the trash

In the Invoices tab, open the filters sheet and tap "Trash". The list then shows only the deleted invoices.

Delete or restore

• Swipe an invoice left to delete it (from the normal list it goes to the trash; from the trash it is erased for good)
• Tap an invoice in the trash, then "↩️ Restore" to put it back in your invoices
• Tap "Empty trash" at the top to wipe everything permanently in one go

After 30 days, invoices in the trash are automatically and permanently deleted. Remember to restore anything you want to keep in time.

An invoice emptied from the trash cannot be recovered — except from an earlier backup.

QR-Factof can send you a notification on your phone before each due date, so you no longer have to remember. You decide whether to turn this on or not.

When reminders are sent

• D-3 — three days before the due date, at 9 in the morning
• D-1 — the day before, at 9
• On the day — in the morning, at 9

Turn on or off

Go to Settings → Notifications and toggle "Due-date reminders". The first time, your phone will ask you to allow QR-Factof to send notifications — please accept.

Notifications are 100% local: they are scheduled by your phone, no server is involved, and nobody knows you have invoices to pay.

When you export a backup, you can protect it with a passphrase. The file then becomes unreadable to anyone who does not know that passphrase, even if someone gets hold of it.

How it works

QR-Factof uses bank-grade encryption: AES-256-CBC for the content, combined with an HMAC integrity code to detect any tampering. The file gets the .enc.factof extension.

Turn encryption on

• Settings → Backup → "Export backup"
• Tick "Protect with passphrase"
• Pick a long passphrase that you will remember
• Confirm and save the file wherever you like

If you lose the passphrase, the file is permanently unreadable — even QR-Factof cannot help. That is the price of real encryption. Write the passphrase down on paper somewhere safe.

Encryption happens locally on your phone, before the file leaves the device. Your data never travels in the clear through a third-party service.

QR-Factof can send your backups to a cloud storage space that you control, using the WebDAV standard. No data passes through QR-Factof servers — the connection goes straight from your phone to your cloud.

3 preconfigured providers

• 🔷 Infomaniak kDrive (Switzerland) — from around 6 CHF/month for 1 TB, Swiss hosting, French-speaking support. A great fit for a Swiss audience.
• 🇩🇪 Hetzner Storage Box (Germany) — from 3.20 EUR/month for 1 TB, EU GDPR, powered by 100% renewable electricity. The best price/GB ratio.
• 🌐 Other WebDAV — for Nextcloud (self-hosted or with a third-party host), Synology NAS, QNAP, ownCloud, mailbox.org or any standard WebDAV server.

Ultra-simple setup with the presets

For Infomaniak or Hetzner, you no longer have to type the full URL. Pick the provider, just enter your identifier (kDrive ID for Infomaniak, uXXXXXX identifier for Hetzner), your login and your password. The URL is built automatically and shown as a preview.

Finding your identifier

• Infomaniak: open kdrive.infomaniak.com → My folder → the browser URL contains /drive/XXXXXXX/files/ — that is the number.
• Hetzner: from Hetzner Robot → Storage Boxes → click your box → Data tab → the identifier starts with "u" followed by digits (e.g. u123456).

Free alternative: iCloud Drive

If you don’t have a paid plan with WebDAV, or if you want the simplest setup possible, use iCloud Drive: Settings → Backup → Create a backup → "Save to Files" → iCloud Drive → a folder of your choice. Automatic sync across all your Apple devices. Free within the 5 GB included with iCloud.

How credentials are stored

Your WebDAV credentials are kept in the system secure vault (Keychain on iOS / EncryptedSharedPreferences on Android). They are never stored in the clear on the phone and never leave the device.

Automatic push and restore

Once sync is on, every new QR-Factof backup is pushed to your cloud automatically — the iOS share sheet no longer appears (since the backup is already safely stored). To restore: Settings → Cloud sync → "View my backups" → tap the file you want → choose Merge or Replace.

Combine this with the encrypted backup (AES-256): even your host cannot read the content.

⚠️ Infomaniak kDrive: use your main Infomaniak login email and main password (the one for Manager), NOT an app password — those are limited to Mail at Infomaniak and give a 403 error on kDrive. For Nextcloud / Synology a dedicated app password is recommended instead.

QR-Factof can generate a CSV file (spreadsheet) that lists all your invoices over the chosen period. Handy for your accountant, your bookkeeping system or simply for an Excel overview.

Where to find it

Pay tab → "Export CSV" button. Pick the period and the format, then save or share the file.

Three formats to choose from

• Universal — simple columns compatible with Excel, Numbers or any spreadsheet app
• Banana Contabilità — accounting journal ready to import into Banana
• Bexio (suppliers) — German-language schema for direct import into Bexio

Ask your accountant which format suits them best before your first export — it saves back-and-forth later.

QR-Factof does not have (and does not want to have) shared direct access for your accountant — your data stays with you. Instead, you send them a clean file each month, which they import into their accounting software. Simple and privacy-friendly.

3 formats to choose from depending on their tool

• 📄 Universal CSV — Excel, Numbers, LibreOffice. Works everywhere, can be edited by hand.
• 📊 Banana Contabilità CSV — schema directly importable into Banana (widely used in Switzerland).
• 🇩🇪 Bexio CSV — schema directly importable into Bexio (supplier invoices).

How to do it each month

• Pay tab → "Export CSV" button
• Pick the format that matches your accountant’s tool
• The iOS share sheet opens → Mail → send them the file as an attachment
• Or: save it to iCloud Drive / kDrive in a folder shared with them

Even better: the HTML page

If your accountant does not do automated bookkeeping and prefers to browse your invoices with their scans visually, use the HTML export: Settings → Backup → "Export as HTML page". They receive a single .html file that they open in any browser (Mac, PC, Linux) — search, filters and scans built in, with nothing to install.

💡 Tip: create a shared folder in your kDrive or iCloud Drive, and drop the file there each month. Your accountant picks it up whenever it suits them, and you no longer have to think about it.

⚠️ No "direct accountant access" module in QR-Factof. This is a deliberate choice: adding a backend that stores your invoices so a third party can browse them would contradict the on-device privacy promise. The exported file is simpler and safer.